Fascicolo digitale del personale
Tutti i dati dei dipendenti in un unico luogo centrale
Tutti i dati e i documenti del personale sono archiviati nel fascicolo digitale e vanno gestiti esclusivamente qui. Risultato: una base dati chiara che fa risparmiare tempo anche per altri compiti.
Funzioni principali del fascicolo digitale del personale
- Diritti di accesso flessibili
Definisci in modo personalizzato chi può vedere o modificare quali aree del fascicolo personale – ad esempio per dati pubblici, informazioni personali o dati HR specifici. L’assegnazione dei diritti di lettura e scrittura è possibile per ogni sezione e dipendente.
- Archiviazione e gestione sicura dei documenti
Salva e categorizza tutti i documenti rilevanti come contratti, attestati o certificati direttamente nel fascicolo digitale del personale. Utilizza categorie di documenti e assegna autorizzazioni specifiche per upload, visibilità e download.
- Pianificare modifiche future
Registra in anticipo le modifiche pianificate, come nuove posizioni o cambi di reparto. Con una data di efficacia, le modifiche vengono attivate automaticamente al momento giusto – per processi senza intoppi e sicurezza nella pianificazione.
Modifica e gestione semplici
Con pochi clic puoi aggiornare e gestire comodamente tutti i dati dei dipendenti. Che si tratti di dati di contatto, reparto o posizione – le modifiche sono possibili direttamente e immediatamente visibili alle persone autorizzate. Così il tuo fascicolo personale resta sempre aggiornato e ordinato.
Diritti di accesso chiari e gestione dei dati tracciabile
Definisci con precisione chi può vedere o modificare i dati dei dipendenti – per ogni area dati, con diritti di lettura o scrittura. Che si tratti di informazioni personali, dati salariali o informazioni pubbliche: tutte le sezioni sono gestibili singolarmente, ad esempio per ruoli come HR, responsabile o il dipendente stesso. Le modifiche possono essere corredate di una data di efficacia, in modo che siano attive solo da un certo momento. Così puoi pianificare e documentare anche i cambiamenti futuri. Tutte le modifiche sono sempre tracciabili grazie alla cronologia dettagliata delle modifiche – inclusi data e ora, persona responsabile e data di attivazione. Ciò garantisce la massima trasparenza con il minimo sforzo amministrativo.
Archiviazione documentale automatica, sicura e tracciabile
Tutti i documenti rilevanti – dal contratto di lavoro al certificato medico o dichiarazione personale – vengono archiviati e organizzati direttamente nel fascicolo digitale. I dipendenti con le relative autorizzazioni possono caricare, visualizzare o modificare i propri documenti. Tutti gli upload sono tracciabili: compresi data, fonte e persona che ha caricato il file.
Anche i documenti generati dal sistema, come certificati nel contesto delle assenze, vengono archiviati automaticamente e correttamente categorizzati. Questi documenti possono essere cancellati solo se viene eliminata anche la relativa assenza. La categoria documentale viene assegnata automaticamente in base alla rispettiva policy di assenza.
Tutti i file caricati o generati possono essere scaricati e visualizzati quando necessario. Così il tuo fascicolo digitale resta completo, sicuro e sempre tracciabile.
Personalizza sezioni e campi individualmente
Progetta il fascicolo digitale del personale esattamente secondo le tue esigenze. Crea le tue sezioni, aggiungi campi individuali e adatta la struttura in modo flessibile ai tuoi processi aziendali.
Definisci il tipo appropriato per ogni campo – che si tratti di campo di testo, data, menu a tendina o casella di controllo. Stabilisci quali campi sono obbligatori e quali rimangono opzionali. In questo modo raccogli esattamente le informazioni rilevanti per la tua azienda.
Tutte le personalizzazioni individuali sono integrate senza soluzione di continuità nella struttura di autorizzazioni esistente. Questo ti dà il pieno controllo su chi può vedere o modificare quali dati – anche per i campi creati autonomamente.
Domande frequenti sul fascicolo digitale del personale
Il fascicolo digitale del personale è l'archivio centrale di tutti i dati HR dei tuoi dipendenti. Invece di informazioni sparse su carta o in diversi sistemi, hai tutti i dati raccolti in un unico posto – strutturati, ricercabili e sempre disponibili. Questo riduce il carico amministrativo e offre maggiore trasparenza e chiarezza nella gestione del personale.
L'accesso al fascicolo personale è rigorosamente regolato in base ai ruoli. Solo gli utenti autorizzati con il relativo ruolo possono vedere o modificare determinate sezioni. Puoi utilizzare i nostri ruoli standard o crearne di personalizzati con autorizzazioni individuali. In questo modo decidi esattamente chi può visualizzare o modificare, ad esempio, i dati bancari, le informazioni personali o il contratto di lavoro di un dipendente.
Puoi caricare qualsiasi tipo di documento – ad esempio file PDF, PNG o JPG. Questo include contratti di lavoro, certificati, attestati, certificazioni mediche o dichiarazioni. I documenti possono essere organizzati in categorie come 'Contratto', 'Salute' o 'Altro'. I dipendenti o responsabili HR hanno – a seconda dei permessi – accesso ai file archiviati.
Sì, con Emplovia puoi già inserire in anticipo modifiche future – ad esempio un cambio di reparto, un nuovo responsabile o un nuovo ruolo. Tramite la data di efficacia viene gestito automaticamente da quando la nuova informazione sarà valida. Così puoi pianificare per tempo i cambiamenti organizzativi e implementarli senza problemi.
Sì, il fascicolo digitale del personale può essere completamente personalizzato secondo le tue esigenze. Puoi creare le tue sezioni e aggiungere campi individuali – ad esempio per identificativi interni, qualifiche specifiche o informazioni aziendali. Per ogni campo, scegli il tipo di campo appropriato e stabilisci se è un campo obbligatorio. Tutti i campi creati autonomamente vengono integrati nella struttura di autorizzazioni esistente.
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