Expediente Digital del Personal
Todos los datos de personal centralmente en un lugar
Todos los datos y documentos de personal se almacenan en expedientes digitales y solo necesitan mantenerse aquí. Esto significa: una base de datos clara que también te ahorra tiempo en otras tareas.
Funciones importantes del expediente digital
- Derechos de acceso flexibles
Determina individualmente quién puede ver o editar qué áreas del expediente – por ejemplo, para datos públicos, información personal o datos especiales de RRHH. La asignación de permisos de lectura y escritura es posible por bloque y empleado.
- Almacena y gestiona documentos de forma segura
Guarda y categoriza todos los documentos relevantes como contratos, certificados o atestaciones directamente en el expediente digital. Usa categorías de documentos y asigna específicamente permisos para carga, visibilidad y descarga.
- Planifica cambios futuros
Almacena cambios planificados como nuevas posiciones o cambios de departamento por adelantado. Con una fecha efectiva, los ajustes se activan automáticamente en el momento correcto – asegurando procesos fluidos y seguridad de planificación.
Fácil de editar y gestionar
Con solo unos clics, puedes actualizar y gestionar convenientemente todos los datos de empleados. Ya sea detalles de contacto, departamento o posición – los cambios son inmediatamente posibles e instantáneamente visibles para personas autorizadas. Esto mantiene tu expediente siempre actualizado y claro.
Derechos de acceso claros y mantenimiento de datos rastreable
Determina específicamente quién puede ver o editar qué datos de empleados – por área de datos, con permiso de lectura o escritura. Ya sea información personal, datos salariales o información pública: Todas las áreas pueden controlarse individualmente, por ejemplo para roles como RRHH, gerente o empleados mismos. Los cambios pueden proporcionarse con una fecha efectiva para que solo se activen desde cierto punto en el tiempo. De esta manera, los cambios futuros también pueden planificarse y documentarse por adelantado. Todos los ajustes son rastreables en cualquier momento gracias al historial detallado de cambios – incluyendo tiempo de cambio, persona responsable y fecha de activación. Esto crea máxima transparencia con mínimo esfuerzo administrativo.
Almacena documentos automática, segura y rastreablemente
Todos los documentos relevantes – ya sea contrato de trabajo, certificado o prueba personal – se almacenan directamente en el expediente digital y se archivan de manera estructurada. Los empleados con permisos apropiados pueden cargar, ver o editar sus propios documentos. Todas las cargas pueden rastrearse: incluyendo fecha, fuente y persona que carga.
Los documentos generados por el sistema como certificados en el contexto de ausencias también se archivan automáticamente y se categorizan correctamente. Estos documentos no pueden eliminarse manualmente, solo cuando se elimina la ausencia asociada. La categoría de documento asignada resulta automáticamente de la política de ausencia respectiva.
Todos los archivos cargados o generados pueden descargarse y verse según sea necesario. Esto mantiene tu expediente digital completo, seguro y rastreable en todo momento.
Personaliza secciones y campos individualmente
Diseña el expediente digital exactamente según tus requisitos. Crea tus propias secciones, agrega campos individuales y adapta la estructura de manera flexible a tus procesos empresariales.
Define el tipo apropiado para cada campo – ya sea campo de texto, fecha, lista desplegable o casilla de verificación. Determina qué campos son obligatorios y cuáles permanecen opcionales. De esta manera, capturas exactamente la información que es relevante para tu empresa.
Todas las personalizaciones individuales se integran perfectamente en la estructura de permisos existente. Esto te da control total sobre quién puede ver o editar qué datos – incluso para campos creados por ti mismo.
Preguntas frecuentes sobre el expediente digital
El expediente digital es el lugar de almacenamiento central para todos los datos de RRHH relacionados con el personal de tus empleados. En lugar de información dispersa en papel o en diferentes sistemas, tienes todos los datos agrupados en un lugar – estructurados, buscables y siempre disponibles. Esto reduce el esfuerzo administrativo y asegura más transparencia y visión general en el área de RRHH.
El acceso a expedientes de personal está estrictamente basado en roles. Solo los usuarios autorizados con el rol apropiado pueden ver o editar ciertas áreas. Puedes usar nuestros roles estándar o crear tus propios roles con permisos individuales. De esta manera, decides exactamente quién puede ver o cambiar, por ejemplo, los detalles bancarios, información personal o contrato de trabajo de un empleado.
Puedes cargar cualquier documento – como archivos PDF, PNG o JPG. Estos incluyen, por ejemplo, contratos de trabajo, certificados, certificados, bajas por enfermedad o atestaciones. Estos documentos pueden organizarse por categorías como 'Contrato', 'Salud' u 'Otros'. Los empleados o gerentes de RRHH tienen – dependiendo del permiso – acceso a los archivos almacenados.
Sí, con Emplovia puedes almacenar cambios futuros por adelantado – como un cambio de departamento, un nuevo supervisor o un nuevo rol. La fecha efectiva controla automáticamente cuándo es válida la nueva información. Esto permite que los cambios organizacionales se planifiquen temprano e implementen sin problemas.
Sí, el expediente digital puede personalizarse completamente según tus necesidades. Puedes crear tus propias secciones y agregar campos individuales – por ejemplo, para identificadores internos, calificaciones específicas o información específica de la empresa. Para cada campo, eliges el tipo de campo apropiado y determinas si es un campo obligatorio. Todos los campos creados por ti mismo se integran en la estructura de permisos existente.
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