Digitaal personeelsdossier
Alle personeelsgegevens centraal op één plek
Alle persoonsgegevens en documenten zijn opgeslagen in digitale personeelsdossiers en hoeven alleen hier te worden beheerd. Dit betekent: een overzichtelijke databasis die ook bij andere taken tijd bespaart.
Belangrijke functies van het digitale personeelsdossier
- Flexibele toegangsrechten
Bepaal individueel wie welke delen van het personeelsdossier mag bekijken of bewerken – bijvoorbeeld voor openbare gegevens, persoonlijke informatie of specifieke HR-gegevens. Toekenning van lees- en schrijfrechten is per blok en per medewerker mogelijk.
- Documenten veilig opslaan en beheren
Sla alle relevante documenten zoals contracten, verklaringen of certificaten direct in het digitale personeelsdossier op en categoriseer ze. Gebruik documentcategorieën en ken gerichte rechten toe voor uploaden, zichtbaarheid en downloaden.
- Toekomstige wijzigingen plannen
Registreer geplande wijzigingen zoals nieuwe functies of afdelingswissels alvast vooruit. Met een ingangsdatum worden aanpassingen automatisch op het juiste moment actief – dit zorgt voor soepele processen en planningszekerheid.
Eenvoudig bewerken en beheren
Met een paar klikken kun je alle medewerkersgegevens eenvoudig bijwerken en beheren. Of het nu om contactgegevens, afdeling of functie gaat – wijzigingen zijn direct mogelijk en meteen zichtbaar voor geautoriseerde personen. Zo blijft je digitale personeelsdossier altijd actueel en overzichtelijk.
Duidelijke toegangsrechten en transparant gegevensbeheer
Bepaal precies wie welke personeelsgegevens mag zien of bewerken – per gegevensblok, met lees- of schrijfrechten. Of het nu om persoonlijke informatie, salarisgegevens of openbare gegevens gaat: alle onderdelen kunnen afzonderlijk worden ingesteld, bijvoorbeeld voor rollen zoals HR, leidinggevenden of de medewerkers zelf.
Wijzigingen kunnen voorzien worden van een ingangsdatum, zodat ze pas vanaf een bepaald moment actief zijn. Zo kunnen toekomstige wijzigingen vooruit gepland en gedocumenteerd worden.
Alle aanpassingen zijn dankzij een gedetailleerde wijzigingshistorie altijd traceerbaar – inclusief wijzigingstijdstip, verantwoordelijke persoon en activeringsdatum. Dit zorgt voor maximale transparantie met minimale beheerslast.
Documenten automatisch, veilig en traceerbaar archiveren
Alle relevante documenten – zoals arbeidsovereenkomsten, verklaringen of certificaten – worden direct in het digitale personeelsdossier opgeslagen en gestructureerd bewaard. Medewerkers met de juiste rechten kunnen hun eigen documenten uploaden, inzien of bewerken. Alle uploads zijn traceerbaar: inclusief datum, bron en wie het bestand heeft geüpload.
Ook systeemgegenereerde documenten, zoals verklaringen bij afwezigheden, worden automatisch gearchiveerd en correct gecategoriseerd. Deze documenten kunnen alleen worden verwijderd als de bijbehorende afwezigheid wordt verwijderd. De toegewezen documentcategorie wordt automatisch bepaald door het bijbehorende afwezighedenbeleid.
Alle geüploade of gegenereerde bestanden kunnen indien nodig worden gedownload en ingezien. Zo blijft je digitale personeelsdossier volledig, veilig en altijd traceerbaar.
Veelgestelde vragen over het digitale personeelsdossier
Niet gevonden wat je zocht?
Ontdek meer functies, prijzen en bronnen over Emplovia. Misschien zit precies datgene ertussen wat je zoekt!