Efficiënte Tijdregistratie voor Bedrijven
Werkuren eenvoudig en efficiënt registreren
Of het nu op kantoor is, thuis of bij een terminal – met Emplovia registreren uw medewerkers hun werktijden eenvoudig en betrouwbaar. Voor maximale transparantie en een efficiënte HR-administratie.
Tijdregistratie met Emplovia
- Flexibele tijdregistratie voor elke situatie
Registreer werkuren digitaal – op kantoor, thuis of direct bij een terminal. Ideaal voor moderne werkmodellen en hybride teams.
- Intuïtieve bediening & veelzijdig overzicht
Kies tussen kalender- of tabelweergave. Medewerkers en HR-teams behouden zo het overzicht over geboekte tijden, afwezigheden en correcties.
- Individuele regels & automatische waarschuwingen
Definieer bedrijfsspecifieke tijdslimieten en pauzeregelingen. Het systeem detecteert automatisch overtredingen en helpt bij het naleven van interne richtlijnen.
Tijdregistratie zoals het hoort
Met Emplovia registreren medewerkers hun tijden in enkele seconden. Of het nu gaat om thuiswerken, projectwerk of pauzes – het juiste type boeking is direct beschikbaar. De tabelweergave geeft een duidelijk overzicht van status, saldo en verschil. Wie wil, kan op elk moment overschakelen naar de kalenderweergave.
Goedkeuringen slim automatiseren
Bespaar tijd en moeite bij het verwerken van aan- en afwezigheidsaanvragen door individuele automatiseringsregels te definiëren. Stel in welke boekingen automatisch goedgekeurd moeten worden – bijvoorbeeld bepaalde aanwezigheden zoals thuiswerken.
Deze regels kunnen gericht worden toegepast op boekingsidentificaties en treden automatisch in werking zodra medewerkers de betreffende registratie invoeren. Optioneel kunnen uitzonderingen worden ingesteld, bijvoorbeeld dat in het weekend of op feestdagen geen automatische goedkeuring plaatsvindt en handmatige goedkeuring vereist is.
Zo behoudt u de controle, vermindert u vragen en zorgt u voor efficiënte, transparante goedkeuringsprocessen binnen het hele bedrijf.
Eigen boekingsidentificaties definiëren
Maak eigen boekingsidentificaties aan, zoals thuiswerken, reistijd of handmatige werktijd – precies afgestemd op uw bedrijfsbehoeften.
Elke identificatie kan worden toegewezen aan een categorie, zoals mobiel werken of reistijd, en uniek worden geclassificeerd voor interne processen. Daarnaast kan een kleur worden toegekend, zodat registraties in de kalender of rapportage snel herkenbaar zijn.
Projecturen direct registreren
Met Emplovia boeken uw medewerkers werkuren direct waar ze ontstaan – eenvoudig en direct op goedgekeurde projecten. Alle boekingen worden automatisch aan het betreffende project gekoppeld en verschijnen direct in uw rapportages. Zo stuurt u inspanningen en middelen zonder extra lijsten.
Meer over projecten in Emplovia
Werkroosters individueel beheren
Maak op maat gemaakte werkroosters en definieer hoeveel uren op welke dagen van de week worden gewerkt. Stel dagelijkse maxima in – met optionele waarschuwingen of automatische blokkering bij overschrijding.
Ook pauzeregelingen kunnen nauwkeurig worden ingesteld: bepaal vanaf wanneer een pauze verplicht is en of een waarschuwing of blokkering moet worden getoond als deze niet wordt genomen.
Daarnaast kunt u bepalen of achteraf bewerkingen goedkeuring vereisen of automatisch worden overgenomen. Zo stelt u de werktijdregels zo flexibel en duidelijk in als uw organisatie nodig heeft.
Veelgestelde vragen over tijdregistratie
Medewerkers registreren hun werktijden eenvoudig via het Emplovia-platform – op desktop of mobiel. Daarnaast is er onze Terminal App, waarmee werktijden direct op de werkplek via een tablet kunnen worden geboekt.
Boekingsidentificaties zijn labels zoals 'Thuiswerken' of 'Projectwerk', die medewerkers bij het boeken kiezen. U bepaalt zelf welke identificaties in uw bedrijf worden gebruikt. Enige uitzondering: 'Handmatige boeking' is door het systeem vastgelegd en wordt gebruikt voor terminalboekingen. Aan elke identificatie wordt een subcategorie toegekend – bijvoorbeeld 'Handmatige boeking' of 'Mobiel werken' – voor interne toewijzing en rapportage.
De berekening is gebaseerd op het individuele werkrooster, de locatie van de medewerker (voor het bepalen van geldige feestdagen) en de in het systeem geregistreerde aan- en afwezigheden. Hieruit volgt het persoonlijke saldo – dus het verschil tussen geplande en daadwerkelijk gewerkte uren.
Voor elke boeking kunnen automatische goedkeuringsregels worden ingesteld. Zo kan bijvoorbeeld worden bepaald dat alle thuiswerkboekingen op werkdagen automatisch worden goedgekeurd – behalve op feestdagen of in het weekend. Indien gewenst zijn ook meerlaagse goedkeuringsprocessen mogelijk.
Om tijden voor anderen te kunnen boeken of inzien, zijn de juiste rechten vereist. Daarnaast moet de medewerker als tijdverantwoordelijke voor de betreffende persoon zijn toegewezen. Tijdverantwoordelijken kunnen individueel worden toegekend – voor losse medewerkers of automatisch voor hele teams, afdelingen of op basis van gedefinieerde personeelsnummer-prefixen. Zo blijft de verantwoordelijkheid voor tijdregistratie altijd duidelijk en beheersbaar.
Ja, dat is zonder problemen mogelijk. In Emplovia kunnen aanwezigheden worden geïmporteerd via een Excel-sjabloon. De sjabloon is te vinden in het gedeelte 'Importeren' en hoeft alleen te worden ingevuld met de gewenste gegevens – bijvoorbeeld e-mailadres van de medewerker, begin- en eindtijd, pauzes en de juiste boekingsidentificatie. Na het invullen kan het bestand direct worden geüpload – ideaal voor terugwerkende boekingen of het importeren van grote hoeveelheden.