Digitaal personeelsdossier
Alle personeelsgegevens centraal op één plek
Alle persoonsgegevens en documenten zijn opgeslagen in digitale personeelsdossiers en hoeven alleen hier te worden beheerd. Dit betekent: een overzichtelijke databasis die ook bij andere taken tijd bespaart.
Belangrijke functies van het digitale personeelsdossier
- Flexibele toegangsrechten
Bepaal individueel wie welke delen van het personeelsdossier mag bekijken of bewerken – bijvoorbeeld voor openbare gegevens, persoonlijke informatie of specifieke HR-gegevens. Toekenning van lees- en schrijfrechten is per blok en per medewerker mogelijk.
- Documenten veilig opslaan en beheren
Sla alle relevante documenten zoals contracten, verklaringen of certificaten direct in het digitale personeelsdossier op en categoriseer ze. Gebruik documentcategorieën en ken gerichte rechten toe voor uploaden, zichtbaarheid en downloaden.
- Toekomstige wijzigingen plannen
Registreer geplande wijzigingen zoals nieuwe functies of afdelingswissels alvast vooruit. Met een ingangsdatum worden aanpassingen automatisch op het juiste moment actief – dit zorgt voor soepele processen en planningszekerheid.
Eenvoudig bewerken en beheren
Met een paar klikken kun je alle medewerkersgegevens eenvoudig bijwerken en beheren. Of het nu om contactgegevens, afdeling of functie gaat – wijzigingen zijn direct mogelijk en meteen zichtbaar voor geautoriseerde personen. Zo blijft je digitale personeelsdossier altijd actueel en overzichtelijk.
Duidelijke toegangsrechten en transparant gegevensbeheer
Bepaal precies wie welke personeelsgegevens mag zien of bewerken – per gegevensblok, met lees- of schrijfrechten. Of het nu om persoonlijke informatie, salarisgegevens of openbare gegevens gaat: alle onderdelen kunnen afzonderlijk worden ingesteld, bijvoorbeeld voor rollen zoals HR, leidinggevenden of de medewerkers zelf. Wijzigingen kunnen voorzien worden van een ingangsdatum, zodat ze pas vanaf een bepaald moment actief zijn. Zo kunnen toekomstige wijzigingen vooruit gepland en gedocumenteerd worden. Alle aanpassingen zijn dankzij een gedetailleerde wijzigingshistorie altijd traceerbaar – inclusief wijzigingstijdstip, verantwoordelijke persoon en activeringsdatum. Dit zorgt voor maximale transparantie met minimale beheerslast.
Documenten automatisch, veilig en traceerbaar archiveren
Alle relevante documenten – zoals arbeidsovereenkomsten, verklaringen of certificaten – worden direct in het digitale personeelsdossier opgeslagen en gestructureerd bewaard. Medewerkers met de juiste rechten kunnen hun eigen documenten uploaden, inzien of bewerken. Alle uploads zijn traceerbaar: inclusief datum, bron en wie het bestand heeft geüpload.
Ook systeemgegenereerde documenten, zoals verklaringen bij afwezigheden, worden automatisch gearchiveerd en correct gecategoriseerd. Deze documenten kunnen alleen worden verwijderd als de bijbehorende afwezigheid wordt verwijderd. De toegewezen documentcategorie wordt automatisch bepaald door het bijbehorende afwezighedenbeleid.
Alle geüploade of gegenereerde bestanden kunnen indien nodig worden gedownload en ingezien. Zo blijft je digitale personeelsdossier volledig, veilig en altijd traceerbaar.
Secties en velden individueel aanpassen
Ontwerp het digitale personeelsdossier precies naar uw wensen. Maak eigen secties aan, voeg individuele velden toe en pas de structuur flexibel aan op uw bedrijfsprocessen.
Definieer voor elk veld het juiste type – of het nu gaat om tekstvelden, datums, keuzelijsten of selectievakjes. Bepaal welke velden verplicht zijn en welke optioneel blijven. Zo legt u precies de informatie vast die relevant is voor uw bedrijf.
Alle individuele aanpassingen worden naadloos geïntegreerd in de bestaande rechtenstructuur. Zo behoudt u volledige controle over wie welke gegevens mag zien of bewerken – ook voor zelf aangemaakte velden.
Veelgestelde vragen over het digitale personeelsdossier
Het digitale personeelsdossier is de centrale opslagplaats voor alle HR-gegevens van je medewerkers. In plaats van verspreide informatie op papier of in verschillende systemen, heb je alle gegevens gebundeld op één plek – gestructureerd, doorzoekbaar en altijd beschikbaar. Dit vermindert de administratieve last en zorgt voor meer transparantie en overzicht in HR.
De toegang tot het personeelsdossier is strikt rolgebaseerd geregeld. Alleen geautoriseerde gebruikers met de juiste rol mogen bepaalde delen inzien of bewerken. Je kunt onze standaardrollen gebruiken of zelf rollen met individuele rechten aanmaken. Zo bepaal je precies wie bijvoorbeeld bankgegevens, persoonlijke informatie of de arbeidsovereenkomst van een medewerker mag inzien of aanpassen.
Je kunt elk gewenst document uploaden – bijvoorbeeld PDF-, PNG- of JPG-bestanden. Dit omvat bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, getuigschriften, certificaten, ziektebriefjes of verklaringen. Deze documenten kunnen worden georganiseerd in categorieën zoals 'Contract', 'Gezondheid' of 'Overig'. Medewerkers of HR-verantwoordelijken hebben – afhankelijk van hun rechten – toegang tot de opgeslagen bestanden.
Ja, met Emplovia kun je toekomstige wijzigingen alvast registreren – bijvoorbeeld een afdelingswissel, een nieuwe leidinggevende of een nieuwe functie. Via de ingangsdatum wordt automatisch geregeld vanaf wanneer de nieuwe informatie geldig is. Zo kunnen organisatorische wijzigingen tijdig worden gepland en soepel worden doorgevoerd.
Ja, het digitale personeelsdossier kan volledig worden aangepast aan uw behoeften. U kunt eigen secties aanmaken en individuele velden toevoegen – bijvoorbeeld voor interne identificaties, specifieke kwalificaties of bedrijfsspecifieke informatie. Voor elk veld kiest u het juiste veldtype en bepaalt u of het een verplicht veld is. Alle zelf aangemaakte velden worden geïntegreerd in de bestaande rechtenstructuur.
Niet gevonden wat je zocht?
Ontdek meer functies, prijzen en bronnen over Emplovia. Misschien zit precies datgene ertussen wat je zoekt!