Dossier numérique du personnel
Toutes les données du personnel centralisées en un seul endroit
Toutes les données et documents du personnel sont stockés dans des dossiers numériques du personnel et ne doivent être maintenus qu'ici. Cela signifie : une base de données claire qui vous fait également gagner du temps dans d'autres tâches.
Fonctions importantes du dossier numérique du personnel
- Droits d'accès flexibles
Définissez individuellement qui peut voir ou modifier quelles sections du dossier du personnel – par exemple pour les données publiques, les informations personnelles ou les données RH spéciales. L'attribution des droits de lecture et d'écriture est possible par bloc et par employé.
- Stocker et gérer les documents en toute sécurité
Enregistrez et catégorisez tous les documents pertinents comme les contrats, les justificatifs ou les certificats directement dans le dossier numérique du personnel. Utilisez des catégories de documents et attribuez des autorisations ciblées pour le téléchargement, la visibilité et le téléchargement.
- Planifier les changements futurs
Enregistrez les changements prévus comme de nouveaux postes ou changements de département à l'avance. Avec une date d'entrée en vigueur, les ajustements deviennent automatiquement actifs au bon moment – cela assure des processus fluides et une sécurité de planification.
Éditer et gérer facilement
En quelques clics, vous pouvez facilement mettre à jour et gérer toutes les données des employés. Que ce soit les coordonnées, le département ou le poste – les modifications sont directement possibles et immédiatement visibles pour les personnes autorisées. Ainsi, votre dossier du personnel reste toujours à jour et clair.
Droits d'accès clairs et maintenance des données traçable
Définissez de manière ciblée qui peut voir ou modifier quelles données d'employés – par domaine de données, avec autorisation de lecture ou d'écriture. Qu'il s'agisse d'informations personnelles, de données salariales ou d'informations publiques : tous les domaines peuvent être contrôlés individuellement, par exemple pour des rôles comme RH, manager ou employés eux-mêmes. Les modifications peuvent être munies d'une date d'entrée en vigueur, de sorte qu'elles ne deviennent actives qu'à partir d'un certain moment. Ainsi, les changements futurs peuvent également être planifiés et documentés à l'avance. Toutes les adaptations sont traçables à tout moment grâce à un historique détaillé des modifications – y compris le moment de la modification, la personne responsable et la date d'activation. Cela crée une transparence maximale avec un effort administratif minimal.
Stocker les documents automatiquement, en toute sécurité et de manière traçable
Tous les documents pertinents – qu'il s'agisse d'un contrat de travail, d'un certificat médical ou d'un justificatif personnel – sont stockés directement dans le dossier numérique du personnel et archivés de manière structurée. Les employés avec l'autorisation correspondante peuvent télécharger, consulter ou modifier leurs propres documents. Tous les téléchargements peuvent être tracés : y compris la date, la source et la personne qui télécharge.
Les documents générés par le système, comme les certificats médicaux dans le cadre des absences, sont également archivés automatiquement et correctement catégorisés. Ces documents ne peuvent pas être supprimés manuellement, mais seulement si l'absence associée est supprimée. La catégorie de document attribuée résulte automatiquement de la directive d'absence respective.
Tous les fichiers téléchargés ou générés peuvent être téléchargés et consultés si nécessaire. Ainsi, votre dossier numérique du personnel reste complet, sécurisé et toujours traçable.
Personnaliser les sections et les champs individuellement
Concevez le dossier numérique du personnel exactement selon vos besoins. Créez vos propres sections, ajoutez des champs individuels et adaptez la structure de manière flexible à vos processus d'entreprise.
Définissez le type approprié pour chaque champ – qu'il s'agisse d'un champ de texte, d'une date, d'une liste déroulante ou d'une case à cocher. Déterminez quels champs sont obligatoires et lesquels restent optionnels. Ainsi, vous capturez exactement les informations pertinentes pour votre entreprise.
Toutes les personnalisations individuelles sont intégrées de manière transparente dans la structure d'autorisations existante. Cela vous donne un contrôle total sur qui peut voir ou modifier quelles données – même pour les champs créés par vous-même.
Questions fréquentes sur le dossier numérique du personnel
Le dossier numérique du personnel est l'emplacement de stockage central pour toutes les données RH liées aux personnes de vos employés. Au lieu d'informations dispersées sur papier ou dans différents systèmes, vous avez toutes les données regroupées en un seul endroit – structurées, consultables et toujours disponibles. Cela réduit la charge administrative et assure plus de transparence et de vue d'ensemble dans le domaine du personnel.
L'accès aux dossiers du personnel est strictement réglementé en fonction des rôles. Seuls les utilisateurs autorisés avec le rôle correspondant peuvent voir ou modifier certains domaines. Vous pouvez soit utiliser nos rôles standard, soit créer vos propres rôles avec des autorisations individuelles. Ainsi, vous décidez exactement qui peut par exemple consulter ou modifier les données bancaires, les informations personnelles ou le contrat de travail d'un employé.
Vous pouvez télécharger n'importe quels documents – par exemple des fichiers PDF, PNG ou JPG. Cela comprend par exemple les contrats de travail, les certificats, les certificats, les arrêts maladie ou les certificats médicaux. Ces documents peuvent être organisés par catégories comme 'Contrat', 'Santé' ou 'Divers'. Les employés ou les responsables RH ont – selon l'autorisation – accès aux fichiers stockés.
Oui, avec Emplovia, vous pouvez déjà enregistrer des changements futurs à l'avance – par exemple un changement de département, un nouveau supérieur ou un nouveau rôle. La date d'entrée en vigueur contrôle automatiquement à partir de quand la nouvelle information est valide. Ainsi, les changements organisationnels peuvent être planifiés tôt et mis en œuvre de manière transparente.
Oui, le dossier numérique du personnel peut être entièrement personnalisé selon vos besoins. Vous pouvez créer vos propres sections et ajouter des champs individuels – par exemple pour des identifiants internes, des qualifications spécifiques ou des informations spécifiques à l'entreprise. Pour chaque champ, vous choisissez le type de champ approprié et déterminez s'il s'agit d'un champ obligatoire. Tous les champs créés par vous-même sont intégrés dans la structure d'autorisations existante.
Vous n’avez pas trouvé ce que vous cherchiez ?
Découvrez d'autres fonctionnalités, tarifs et ressources autour d’Emplovia. Vous y trouverez peut-être exactement ce que vous cherchez !