Saisie des temps efficace pour les entreprises
Enregistrer les heures de travail simplement et efficacement
Que ce soit au bureau, en télétravail ou sur site au terminal – avec Emplovia, vos employés enregistrent leurs heures de travail simplement et de manière fiable. Pour une transparence maximale et une gestion RH efficace.
Saisie des temps avec Emplovia
- Saisie des temps flexible pour chaque situation
Enregistrez les heures de travail numériquement – au bureau, en télétravail ou directement au terminal. Idéal pour les modèles de travail modernes et les équipes hybrides.
- Utilisation intuitive & vue d'ensemble polyvalente
Choisissez entre la vue calendrier ou tableau. Les employés et les équipes RH gardent ainsi une vue d'ensemble des temps enregistrés, des absences et des corrections.
- Règles individuelles & alertes automatiques
Définissez des limites de temps de travail et des règles de pause spécifiques à l'entreprise. Le système détecte automatiquement les violations et aide à respecter les directives.
La saisie des temps comme elle devrait être
Avec Emplovia, les employés enregistrent leurs temps en quelques secondes. Que ce soit le télétravail, le travail sur projet ou la pause – le type de saisie approprié est immédiatement sélectionnable. La vue tableau offre un aperçu clair du statut, du solde et de la différence. Ceux qui le souhaitent peuvent à tout moment basculer vers la vue calendrier.
Automatiser intelligemment les approbations
Économisez du temps et des efforts dans le traitement des demandes d'absence et de présence en définissant des règles d'automatisation individuelles. Déterminez quelles saisies doivent être approuvées automatiquement – par exemple certaines présences comme le télétravail.
Ces règles peuvent être appliquées de manière ciblée aux identifiants de saisie et s'appliquent automatiquement dès que les employés effectuent les entrées correspondantes. Des exceptions peuvent être définies en option, par exemple qu'aucune approbation automatique n'a lieu les week-ends ou jours fériés et qu'une validation manuelle est nécessaire.
Ainsi, vous gardez le contrôle, réduisez les demandes de renseignements et créez des processus d'approbation efficaces et transparents dans toute l'entreprise.
Définir vos propres identifiants de saisie
Créez des identifiants de saisie individuels comme télétravail, temps de déplacement ou temps de travail manuel – exactement adaptés à vos exigences opérationnelles.
Chaque identifiant peut être assigné à une catégorie comme travail mobile ou temps de déplacement et classifié de manière unique pour les processus internes du système. De plus, une couleur peut être attribuée pour que les entrées soient rapidement reconnaissables dans le calendrier ou dans l'évaluation.
Enregistrer immédiatement les temps de projet
Avec Emplovia, vos employés enregistrent les heures de travail là où elles sont générées – directement et simplement sur les projets approuvés. Toutes les saisies sont automatiquement affectées au projet respectif et apparaissent immédiatement dans vos évaluations. Ainsi, vous gérez les efforts et les ressources sans listes supplémentaires.
En savoir plus sur les projets dans Emplovia
Gérer individuellement les modèles de temps de travail
Créez des modèles de temps de travail sur mesure et définissez combien d'heures doivent être travaillées quels jours de la semaine. Définissez des valeurs maximales quotidiennes – avec des indications optionnelles ou un blocage automatique en cas de dépassement.
Les règles de pause peuvent également être contrôlées avec précision : déterminez à partir de quand une pause est obligatoire et si un avertissement ou un blocage doit avoir lieu si elle n'est pas respectée.
De plus, vous pouvez définir si les modifications ultérieures nécessitent une approbation ou sont automatiquement reprises. Ainsi, vous concevez des règles de temps de travail aussi claires et dynamiques que votre entreprise en a besoin.
Questions fréquentes sur la saisie des temps
Les employés enregistrent leurs heures de travail très simplement via la plateforme Emplovia – sur ordinateur ou mobile. Alternativement, notre application Terminal est également disponible, avec laquelle les heures de travail peuvent être enregistrées en quelques secondes directement sur le lieu de travail via tablette.
Les identifiants de saisie sont des désignations comme 'Télétravail' ou 'Travail sur projet' que les employés sélectionnent lors de la saisie. Vous déterminez vous-même quels identifiants sont utilisés dans votre entreprise. Seule exception : 'Saisie manuelle' est défini par le système et est nécessaire pour les saisies au terminal. De plus, une sous-catégorie est attribuée à chaque identifiant de saisie – comme 'Saisie manuelle' ou 'Travail mobile' – pour l'attribution et l'évaluation internes.
Le calcul est basé sur le modèle de temps de travail individuel, le lieu de travail de l'employé (pour déterminer les jours fériés applicables) ainsi que les saisies de présence et d'absence enregistrées dans le système. Il en résulte le solde personnel – c'est-à-dire la différence entre les heures prévues et effectivement réalisées.
Des règles d'approbation automatiques peuvent être définies pour chaque saisie. Par exemple, il peut être défini que toutes les saisies de télétravail sont automatiquement approuvées les jours ouvrables – sauf les jours fériés ou les week-ends. Sur demande, des processus de validation à plusieurs niveaux sont également possibles.
Pour enregistrer ou consulter les temps pour d'autres personnes, des autorisations correspondantes sont nécessaires. De plus, l'employé doit être enregistré comme responsable des temps pour la personne respective. Les responsables des temps peuvent être attribués de manière ciblée – soit pour des employés individuels, soit automatiquement pour des équipes entières, des départements ou selon des préfixes définis des numéros de personnel. Ainsi, la responsabilité de la saisie des temps reste toujours clairement réglementée et bien contrôlable.
Oui, c'est possible sans problème. Dans Emplovia, les présences peuvent être importées via un modèle Excel. Vous trouverez le modèle correspondant dans la section 'Import' et vous devez simplement le remplir avec les données souhaitées – comme l'adresse e-mail de l'employé, l'heure de début et de fin, les pauses ainsi que l'identifiant de saisie approprié. Après avoir rempli, le fichier peut être téléchargé directement – idéal pour les saisies rétroactives ou les importations de temps importantes en une fois.