Was ist ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis ist eine schriftliche Urkunde, in der der Arbeitgeber die Leistungen und das Verhalten eines Mitarbeitenden während des Beschäftigungsverhältnisses beurteilt. Es dient als wichtiges Dokument bei Bewerbungen und gibt potenziellen Arbeitgebern Auskunft über die Qualifikationen, Fähigkeiten und das Sozialverhalten der Person. Mitarbeitende haben einen gesetzlichen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis.
Arten von Arbeitszeugnissen
Es gibt verschiedene Formen von Arbeitszeugnissen mit unterschiedlichem Umfang:
Einfaches Arbeitszeugnis
Das einfache Zeugnis enthält nur die grundlegenden Fakten:
- Personalien des Mitarbeitenden
- Art und Dauer der Beschäftigung
- Beschreibung der ausgeübten Tätigkeiten
- Keine Bewertung von Leistung oder Verhalten
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Das qualifizierte Zeugnis ist die Standardform und umfasst zusätzlich:
- Bewertung der Arbeitsleistung
- Beurteilung des Sozialverhaltens
- Führungsleistung bei Führungskräften
- Besondere Erfolge und Projekte
- Schlussformel mit Zukunftswünschen
Zwischenzeugnis
Ein Zeugnis während eines laufenden Arbeitsverhältnisses:
- Auf Wunsch des Mitarbeitenden jederzeit möglich
- Bei längerer Beschäftigung sinnvoll
- Dokumentiert den Leistungsstand zu einem bestimmten Zeitpunkt
- Aufbau ähnlich dem Endzeugnis
Ausbildungszeugnis
Spezielles Zeugnis für Auszubildende:
- Dokumentation der erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse
- Bewertung der Leistungen während der Ausbildung
- Angabe zum Ausbildungsberuf und -zeitraum
- Prüfungsergebnisse
Rechtsanspruch auf ein Arbeitszeugnis
Mitarbeitende haben umfassende Rechte in Bezug auf ihr Arbeitszeugnis:
Anspruch auf Ausstellung
- Gesetzlicher Anspruch: Jeder Mitarbeitende hat Anspruch auf ein Zeugnis
- Zeitpunkt: Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder auf Wunsch während der Beschäftigung
- Form: Schriftlich auf Geschäftspapier mit Unterschrift
- Kosten: Der Arbeitgeber trägt die Kosten für Erstellung und Druck
Ausstellungsfrist
Der Arbeitgeber muss das Zeugnis innerhalb angemessener Zeit ausstellen:
- Idealerweise am letzten Arbeitstag
- Spätestens einige Wochen nach Vertragsende
- Bei unverhältnismäßiger Verzögerung: Schadensersatzansprüche möglich
Inhaltliche Anforderungen
Das Zeugnis muss bestimmte Kriterien erfüllen:
- Wahrheitspflicht: Alle Angaben müssen der Wahrheit entsprechen
- Wohlwollende Formulierung: Trotz Wahrheit nicht unnötig karriereschädigend
- Vollständigkeit: Alle wesentlichen Tätigkeiten und Leistungen
- Klarheit: Eindeutige, verständliche Aussagen ohne versteckte Bedeutungen
Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Ein vollständiges Arbeitszeugnis folgt einer klaren Struktur:
1. Überschrift und Einleitung
- Überschrift "Arbeitszeugnis" oder "Zeugnis"
- Vollständige Personalien des Mitarbeitenden
- Geburtsdatum und Geburtsort
- Beschäftigungszeitraum mit genauem Datum
2. Tätigkeitsbeschreibung
- Positionsbezeichnung und Einsatzbereich
- Detaillierte Auflistung der Hauptaufgaben
- Verantwortungsbereiche und Kompetenzen
- Besondere Projekte und Funktionen
- Bei Führungskräften: Größe und Art des verantworteten Bereichs
3. Leistungsbeurteilung
Bewertung der fachlichen Qualifikation und Arbeitsergebnisse:
- Fachwissen: Tiefe und Aktualität der Kenntnisse
- Arbeitsqualität: Sorgfalt, Genauigkeit, Zuverlässigkeit
- Arbeitsquantität: Arbeitsmenge und -tempo
- Arbeitsweise: Selbstständigkeit, Strukturiertheit, Initiative
- Belastbarkeit: Umgang mit Stress und Herausforderungen
- Erfolge: Konkrete Leistungen und Ergebnisse
4. Sozialverhalten
Bewertung des Verhaltens gegenüber verschiedenen Personengruppen:
- Verhalten gegenüber Vorgesetzten
- Verhalten gegenüber Kollegen
- Bei Führungskräften: Führungsverhalten
- Bei Kundenkontakt: Verhalten gegenüber Kunden
- Teamfähigkeit und Kommunikation
5. Schlussformel
Abschließende Statements zum Ausscheiden und Zukunftswünsche:
- Grund des Ausscheidens (optional)
- Dank für die geleistete Arbeit
- Bedauern über das Ausscheiden
- Zukunftswünsche für den beruflichen und privaten Werdegang
6. Ort, Datum, Unterschrift
- Aktuelles Ausstellungsdatum
- Unterschrift des direkten Vorgesetzten und/oder Geschäftsführung
- Firmenstempel (empfohlen)
- Bei digitalen Zeugnissen: qualifizierte elektronische Signatur
Die Zeugnissprache: Noten und Formulierungen
Arbeitszeugnisse verwenden eine codierte Sprache, in der bestimmte Formulierungen für bestimmte Bewertungen stehen:
Note 1 - Sehr gut
Leistung:
- "stets zur vollsten Zufriedenheit"
- "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit"
- "erfüllte die Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit"
Verhalten:
- "stets vorbildlich" / "stets einwandfrei"
- "Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich"
Note 2 - Gut
Leistung:
- "stets zur vollen Zufriedenheit"
- "stets zu unserer vollen Zufriedenheit"
- "Die Leistungen haben unsere Erwartungen voll erfüllt"
Verhalten:
- "einwandfrei und vorbildlich"
- "jederzeit einwandfrei"
Note 3 - Befriedigend
Leistung:
- "zur vollen Zufriedenheit" (ohne "stets")
- "zur Zufriedenheit"
- "hat den Anforderungen in jeder Hinsicht entsprochen"
Verhalten:
- "einwandfrei" (ohne Verstärkung)
- "Das Verhalten war vorbildlich" (ohne "stets")
Note 4 - Ausreichend
Leistung:
- "zur Zufriedenheit" (ohne weitere Verstärkung)
- "im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit"
- "hat sich bemüht, die Aufgaben zu erfüllen"
Verhalten:
- "Das Verhalten war insgesamt einwandfrei"
- "im Wesentlichen beanstandungsfrei"
Note 5 - Mangelhaft
Leistung:
- "hat sich bemüht" (ohne Erfolg)
- "im Wesentlichen zu unserer Zufriedenheit"
- "hat die übertragenen Aufgaben mit großem Fleiß und Interesse ausgeführt" (Aussage über Bemühung, nicht über Ergebnis)
Verhalten:
- "im Wesentlichen einwandfrei"
- "Das Verhalten zu Vorgesetzten war einwandfrei" (Kollegen und Kunden fehlen)
Versteckte Hinweise und Geheimcodes
Manche Formulierungen haben eine negative Bedeutung zwischen den Zeilen:
Formulierungen, die aufhorchen lassen sollten
- "hat alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt" = mehr nicht, ohne besondere Initiative
- "war stets pünktlich und fleißig" = keine Aussage über Qualität der Arbeit
- "hat sich bemüht" = Bemühung war da, Ergebnis nicht
- "gesellig" = trinkt gerne Alkohol
- "trat selbstbewusst auf" = überheblich, konfliktfreudig
- "durch seine Geselligkeit beliebt" = Arbeit kam zu kurz
- "im Wesentlichen" / "im Großen und Ganzen" = mit Einschränkungen
Negative Aussagen durch Auslassungen
- Fehlende Erwähnung des Sozialverhaltens deutet auf Probleme hin
- Keine Schlussformel oder keine guten Wünsche signalisieren Unzufriedenheit
- Fehlende Danksagung für die Zusammenarbeit
- Nur Leistung, aber kein Verhalten bewertet
Reihenfolge als Signal
Die Reihenfolge der Bewertung kann Hinweise geben:
- Positiv: "Leistung und Verhalten waren stets vorbildlich"
- Negativ: "Verhalten und Leistung waren zur Zufriedenheit" (Verhalten zuerst = Leistung problematisch)
Rechtliche Probleme und Anfechtung
Mitarbeitende können gegen unzutreffende oder unvollständige Zeugnisse vorgehen:
Berichtigungsanspruch
Bei falschen oder unvollständigen Zeugnissen haben Mitarbeitende das Recht auf:
- Korrektur sachlich falscher Angaben
- Ergänzung fehlender wesentlicher Tätigkeiten
- Streichung unwahrer Behauptungen
- Verbesserung bei nachweislich zu schlechter Bewertung
Vorgehen bei Unzufriedenheit
- Gespräch suchen: Zunächst das direkte Gespräch mit dem Vorgesetzten oder der Personalabteilung
- Schriftliche Beanstandung: Konkrete Punkte schriftlich benennen und Änderung verlangen
- Anwaltliche Unterstützung: Bei Verweigerung einen Fachanwalt einschalten
- Gerichtlicher Weg: Als letztes Mittel Klage vor dem Arbeitsgericht
Beweislast
- Arbeitgeber: Muss die Richtigkeit seiner Aussagen beweisen
- Arbeitnehmer: Muss bei Verbesserungswunsch die bessere Leistung nachweisen
Besonderheiten bei verschiedenen Beendigungsarten
Kündigung durch Arbeitgeber
- Kündigungsgrund darf im Zeugnis nicht erwähnt werden
- Keine Hinweise auf den Kündigungsgrund verschlüsseln
- Bewertung muss trotzdem wohlwollend sein
Eigene Kündigung
- Formulierung: "auf eigenen Wunsch" oder "in beiderseitigem Einvernehmen"
- Keine negativen Rückschlüsse erlaubt
- Bewertung unabhängig vom Kündigungsgrund
Aufhebungsvertrag
- "Das Arbeitsverhältnis endet zum [Datum] in beiderseitigem Einvernehmen"
- Neutrale Formulierung ohne Wertung
Befristetes Arbeitsverhältnis
- "Das Arbeitsverhältnis endet planmäßig/vertragsgemäß"
- Klare Kennzeichnung der Befristung
Betriebsbedingte Kündigung
- Hinweis auf betriebliche Gründe ist zulässig
- "aus betriebsbedingten Gründen, die nicht in der Person oder im Verhalten des Mitarbeiters liegen"
- Stärkt die Position bei zukünftigen Bewerbungen
Digitale Arbeitszeugnisse
Die Digitalisierung erreicht auch die Zeugnisausstellung:
Rechtliche Zulässigkeit
- Digitale Zeugnisse sind grundsätzlich zulässig
- Erfordern qualifizierte elektronische Signatur
- Müssen jederzeit ausdruckbar sein
- Auf Wunsch ist ein Papierexemplar auszustellen
Vorteile digitaler Zeugnisse
- Schnelligkeit: Sofortige Zustellung ohne Postweg
- Effizienz: Automatisierte Erstellung aus Vorlagen
- Sicherheit: Fälschungssicher durch elektronische Signatur
- Verfügbarkeit: Jederzeit abrufbar aus der digitalen Personalakte
- Umweltfreundlich: Papierlos und nachhaltig
Zeugniserstellung mit HR-Software
Funktionen für effiziente Zeugniserstellung
- Textbausteine: Vorgefertigte, rechtssichere Formulierungen
- Automatische Befüllung: Stammdaten werden automatisch übernommen
- Tätigkeitsbeschreibung: Aus Stellenbeschreibung und Projekten generiert
- Bewertungsskalen: Einheitliche Notensystematik
- Freigabe-Workflows: Mehrstufige Prüfung und Genehmigung
- Versionierung: Nachvollziehbare Änderungshistorie
- Elektronische Signatur: Rechtssichere digitale Unterschrift
- Archivierung: Sichere Speicherung in der digitalen Personalakte
Qualitätssicherung
- Einheitliche Formulierungen und Standards
- Vermeidung rechtlicher Fallstricke
- Plausibilitätsprüfungen
- Konsistenz über alle Zeugnisse hinweg
Tipps für Arbeitgeber
Bei der Zeugniserstellung
- Zeitnah erstellen: Kurz nach Ausspruch der Kündigung beginnen
- Mit Mitarbeitenden abstimmen: Entwurf vorab besprechen
- Ehrlich, aber wohlwollend: Balance zwischen Wahrheit und Fairness
- Konkret werden: Tätigkeiten und Erfolge detailliert beschreiben
- Einheitlicher Stil: Konsistente Formulierungen verwenden
- Rechtlich prüfen lassen: Bei Unsicherheit Fachabteilung oder Anwalt einbeziehen
Häufige Fehler vermeiden
- Zu vage Tätigkeitsbeschreibung
- Widersprüche zwischen verschiedenen Abschnitten
- Verwendung von Geheimcodes
- Unvollständige Beurteilung (z.B. nur Leistung, kein Verhalten)
- Rechtschreib- und Grammatikfehler
- Falsches Datum oder falsche Beschäftigungsdauer
- Fehlende oder unpassende Schlussformel
Tipps für Arbeitnehmer
Zeugnis richtig lesen
- Auf die genauen Formulierungen achten
- Zwischen den Zeilen lesen
- Vollständigkeit prüfen
- Mit anderen Zeugnissen vergleichen
- Bei Unklarheiten nachfragen
Bei unzufriedenem Zeugnis
- Ruhe bewahren und nicht emotional reagieren
- Sachliche Argumente sammeln
- Gesprächstermin vereinbaren
- Kompromissbereitschaft zeigen
- Gegebenenfalls rechtliche Beratung einholen
Zeugnis bei Bewerbungen
- Aktuelles Zeugnis ist wichtiger als ältere
- Bei Zwischenzeugnissen: Auch Endzeugnisse vorlegen
- Lücken im Lebenslauf durch Zeugnisse belegen
- Originalurkunden aufbewahren, Kopien versenden
Häufige Fragen zum Arbeitszeugnis
Habe ich auch bei kurzer Beschäftigung Anspruch auf ein Zeugnis?
Ja, der Anspruch besteht unabhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Selbst nach wenigen Wochen oder Monaten haben Sie das Recht auf ein Zeugnis. Bei sehr kurzen Beschäftigungen kann der Umfang allerdings entsprechend geringer ausfallen.
Muss der Kündigungsgrund im Zeugnis stehen?
Nein, der Kündigungsgrund muss nicht im Zeugnis erwähnt werden. Ausnahme: Bei einer betriebsbedingten Kündigung kann der Hinweis sogar vorteilhaft sein, da klar wird, dass die Kündigung nicht in der Person des Mitarbeitenden begründet war.
Kann ich ein Zeugnis nachträglich ändern lassen?
Ja, Sie können auch Jahre später noch die Berichtigung eines Zeugnisses verlangen, wenn dieses sachlich falsch oder unvollständig ist. Allerdings wird die Durchsetzung mit zunehmendem zeitlichem Abstand schwieriger, da die Beweislage sich verschlechtert.
Darf der Arbeitgeber Krankheitszeiten im Zeugnis erwähnen?
Nein, Krankheitszeiten dürfen grundsätzlich nicht im Zeugnis erwähnt werden. Ausnahme: Außergewöhnlich lange Fehlzeiten, die die Gesamtbeurteilung maßgeblich beeinflusst haben, können in neutraler Form erwähnt werden, etwa "war aufgrund längerer Erkrankung zeitweise nicht im Unternehmen tätig".