Digitale Personalakte
Alle Personaldaten zentral an einem Ort
Alle Personaldaten und Dokumente sind in digitalen Personalakten hinterlegt und müssen auch nur hier gepflegt werden. Bedeutet: eine übersichtliche Datenbasis, die Ihnen auch bei weiteren Aufgaben Zeit spart.
Wichtige Funktionen der digitalen Personalakte
- Flexible Zugriffsrechte
Legen Sie individuell fest, wer welche Bereiche der Personalakte sehen oder bearbeiten darf – etwa für öffentliche Daten, persönliche Informationen oder spezielle HR-Daten. Vergabe von Lese- und Schreibrechten ist pro Block und Mitarbeitenden möglich.
- Dokumente sicher ablegen & verwalten
Speichern und kategorisieren Sie alle relevanten Dokumente wie Verträge, Nachweise oder Bescheinigungen direkt in der digitalen Personalakte. Nutzen Sie Dokumentenkategorien und vergeben Sie gezielt Berechtigungen für Upload, Sichtbarkeit und Download.
- Zukünftige Änderungen planen
Hinterlegen Sie geplante Änderungen wie neue Positionen oder Abteilungswechsel schon im Voraus. Mit einem Wirksamkeitsdatum werden Anpassungen automatisch zur richtigen Zeit aktiv – das sorgt für reibungslose Prozesse und Planungssicherheit.
Einfach bearbeiten und verwalten
Mit wenigen Klicks können Sie alle Mitarbeiterdaten bequem aktualisieren und verwalten. Ob Kontaktdaten, Abteilung oder Position – Änderungen sind direkt möglich und sofort für berechtigte Personen sichtbar. So bleibt Ihre Personalakte immer aktuell und übersichtlich.
Klare Zugriffsrechte und nachvollziehbare Datenpflege
Legen Sie gezielt fest, wer welche Mitarbeitendendaten sehen oder bearbeiten darf – pro Datenbereich, mit Lese- oder Schreibberechtigung. Ob persönliche Informationen, Gehaltsdaten oder öffentliche Angaben: Alle Bereiche lassen sich einzeln steuern, etwa für Rollen wie HR, Führungskraft oder Mitarbeitende selbst. Änderungen können mit einem Wirksamkeitsdatum versehen werden, sodass sie erst ab einem bestimmten Zeitpunkt aktiv werden. So lassen sich auch zukünftige Änderungen im Voraus planen und dokumentieren. Alle Anpassungen sind dank detaillierter Änderungshistorie jederzeit nachvollziehbar – inklusive Änderungszeitpunkt, verantwortlicher Person und Aktivierungsdatum. Das schafft maximale Transparenz bei minimalem Verwaltungsaufwand.
Dokumente automatisch, sicher und nachvollziehbar ablegen
Alle relevanten Dokumente – ob Arbeitsvertrag, Attest oder eigener Nachweis – werden direkt in der digitalen Personalakte gespeichert und strukturiert abgelegt. Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung können ihre eigenen Dokumente hochladen, einsehen oder bearbeiten. Alle Uploads lassen sich nachvollziehen: inklusive Datum, Quelle und hochladender Person.
Auch systemseitig erzeugte Dokumente wie Atteste im Rahmen von Abwesenheiten werden automatisch archiviert und korrekt kategorisiert. Diese Dokumente sind nicht manuell löschbar, sondern nur dann, wenn die zugehörige Abwesenheit entfernt wird. Die zugeordnete Dokumentenkategorie ergibt sich dabei automatisch aus der jeweiligen Abwesenheitsrichtlinie.
Alle hochgeladenen oder erzeugten Dateien können bei Bedarf heruntergeladen und angesehen werden. So bleibt Ihre digitale Personalakte vollständig, sicher und jederzeit nachvollziehbar.
Sektionen und Felder individuell anpassen
Gestalten Sie die digitale Personalakte exakt nach Ihren Anforderungen. Erstellen Sie eigene Sektionen, fügen Sie individuelle Felder hinzu und passen Sie die Struktur flexibel an Ihre Unternehmensprozesse an.
Definieren Sie für jedes Feld den passenden Typ – ob Textfeld, Datum, Auswahlliste oder Checkbox. Legen Sie fest, welche Felder Pflichtangaben sind und welche optional bleiben. So erfassen Sie genau die Informationen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Alle individuellen Anpassungen werden nahtlos in die bestehende Berechtigungsstruktur integriert. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, wer welche Daten sehen oder bearbeiten darf – auch bei selbst erstellten Feldern.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Die digitale Personalakte ist der zentrale Speicherort für alle personenbezogenen HR-Daten Ihrer Mitarbeitenden. Statt verstreuter Informationen auf Papier oder in verschiedenen Systemen haben Sie alle Daten gebündelt an einem Ort – strukturiert, durchsuchbar und jederzeit verfügbar. Das reduziert Verwaltungsaufwand und sorgt für mehr Transparenz und Übersicht im Personalbereich.
Der Zugriff auf Personalakten ist streng rollenbasiert geregelt. Nur autorisierte Nutzer:innen mit entsprechender Rolle dürfen bestimmte Bereiche sehen oder bearbeiten. Sie können entweder unsere Standardrollen verwenden oder eigene Rollen mit individuellen Berechtigungen erstellen. So entscheiden Sie exakt, wer beispielsweise die Bankdaten, die persönlichen Informationen oder den Arbeitsvertrag eines Mitarbeitenden einsehen oder ändern darf.
Sie können beliebige Dokumente hochladen – etwa PDF-, PNG- oder JPG-Dateien. Dazu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Zeugnisse, Zertifikate, Krankmeldungen oder Atteste. Diese Dokumente lassen sich nach Kategorien wie ‚Vertrag‘, ‚Gesundheit‘ oder ‚Sonstiges‘ organisieren. Mitarbeitende oder HR-Verantwortliche haben – je nach Berechtigung – Einsicht in die abgelegten Dateien.
Ja, mit Emplovia können Sie zukünftige Änderungen bereits im Voraus hinterlegen – etwa einen Abteilungswechsel, einen neuen Vorgesetzten oder eine neue Rolle. Über das Wirksamkeitsdatum wird automatisch gesteuert, ab wann die neue Information gültig ist. So lassen sich organisatorische Änderungen frühzeitig planen und nahtlos umsetzen.
Ja, die digitale Personalakte lässt sich vollständig an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können eigene Sektionen erstellen und individuelle Felder hinzufügen – etwa für interne Kennungen, spezifische Qualifikationen oder unternehmensspezifische Informationen. Für jedes Feld wählen Sie den passenden Feldtyp und legen fest, ob es sich um ein Pflichtfeld handelt. Alle selbst erstellten Felder werden in die bestehende Berechtigungsstruktur integriert.
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