Effiziente Zeiterfassung für Unternehmen
Arbeitszeiten einfach und effizient erfassen
Ob im Büro, im Homeoffice oder vor Ort am Terminal – mit Emplovia erfassen Ihre Mitarbeitenden Arbeitszeiten einfach und zuverlässig. Für maximale Transparenz und eine effiziente HR Verwaltung.
Zeiterfassung mit Emplovia
- Flexible Zeiterfassung für jede Situation
Erfassen Sie Arbeitszeiten digital – im Büro, im Homeoffice oder direkt am Terminal. Ideal für moderne Arbeitsmodelle und hybride Teams.
- Intuitive Bedienung & vielseitige Übersicht
Wählen Sie zwischen Kalender- oder Tabellenansicht. Mitarbeitende und HR-Teams behalten so den Überblick über gebuchte Zeiten, Abwesenheiten und Korrekturen.
- Individuelle Regeln & automatische Warnungen
Definieren Sie firmenspezifische Arbeitszeitgrenzen und Pausenregelungen. Das System erkennt Verstöße automatisch und hilft, Richtlinien einzuhalten.
Zeiterfassung, wie sie sein sollte
Mit Emplovia erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten in Sekunden. Ob Home Office, Projektarbeit oder Pause – die passende Buchungsart ist sofort auswählbar.
Genehmigungen intelligent automatisieren
Sparen Sie Zeit und Aufwand bei der Bearbeitung von Abwesenheits- und Anwesenheitsanträgen, indem Sie individuelle Automatisierungsregeln definieren. Legen Sie fest, welche Buchungen automatisch genehmigt werden sollen – zum Beispiel bestimmte Anwesenheiten wie Home Office.
Diese Regeln können gezielt auf Buchungskennungen angewendet werden und greifen automatisch, sobald Mitarbeitende entsprechende Einträge vornehmen. Optional können Ausnahmen definiert werden, z. B. dass an Wochenenden oder Feiertagen keine automatische Genehmigung erfolgt und eine manuelle Freigabe notwendig ist.
So behalten Sie die Kontrolle, reduzieren Rückfragen und schaffen effiziente, transparente Genehmigungsprozesse im gesamten Unternehmen.
Eigene Buchungskennungen definieren
Erstellen Sie individuelle Buchungskennungen wie Home Office, Reisezeit oder manuelle Arbeitszeit – exakt passend zu Ihren betrieblichen Anforderungen.
Jede Kennung lässt sich einer Kategorie wie Mobiles Arbeiten oder Reisezeit zuordnen und für systeminterne Prozesse eindeutig klassifizieren. Zusätzlich kann eine Farbe vergeben werden, damit Einträge im Kalender oder in der Auswertung schnell erkennbar sind.
Projektzeiten sofort erfassen
Mit Emplovia buchen Ihre Mitarbeitenden Arbeitszeiten dort, wo sie entstehen – direkt und unkompliziert auf freigegebene Projekte. Alle Buchungen werden automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet und erscheinen sofort in Ihren Auswertungen. So steuern Sie Aufwand und Ressourcen ganz ohne zusätzliche Listen.
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Arbeitszeitmodelle individuell steuern
Erstellen Sie passgenaue Arbeitszeitmodelle und definieren Sie, wie viele Stunden an welchen Wochentagen gearbeitet werden soll. Legen Sie tägliche Maximalwerte fest – mit optionalen Hinweisen oder automatischer Sperre bei Überschreitungen.
Auch Pausenregelungen lassen sich exakt steuern: Bestimmen Sie, ab wann eine Pause verpflichtend ist und ob eine Warnung oder Blockierung erfolgen soll, wenn diese nicht eingehalten wird.
Darüber hinaus können Sie definieren, ob nachträgliche Bearbeitungen eine Genehmigung erfordern oder automatisch übernommen werden. So gestalten Sie Arbeitszeitregelungen so klar und dynamisch, wie Ihr Unternehmen es braucht.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten ganz einfach über die Emplovia-Plattform – am Desktop oder mobil. Alternativ steht auch unsere Terminal App zur Verfügung, mit der sich Arbeitszeiten sekundenschnell direkt am Arbeitsplatz per Tablet buchen lassen.
Buchungskennungen sind Bezeichnungen wie 'Home Office' oder 'Projektarbeit', die Mitarbeitende beim Buchen auswählen. Sie legen selbst fest, welche Kennungen in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Einzige Ausnahme: 'Manuelle Buchung' ist systemseitig festgelegt und wird für Terminal-Buchungen benötigt. Zusätzlich wird jeder Buchungskennung eine Unterkategorie zugewiesen – etwa 'Manuelle Buchung' oder 'Mobiles Arbeiten' – zur internen Zuordnung und Auswertung.
Die Berechnung basiert auf dem individuellen Arbeitszeitmodell, dem Standort des Mitarbeitenden (zur Bestimmung der gültigen Feiertage) sowie den im System hinterlegten Anwesenheits- und Abwesenheitsbuchungen. Daraus ergibt sich der persönliche Saldo – also die Differenz zwischen geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden.
Für jede Buchung können automatische Genehmigungsregeln hinterlegt werden. So kann z. B. definiert werden, dass alle Home-Office-Buchungen an Werktagen automatisch genehmigt werden – außer an Feiertagen oder Wochenenden. Auf Wunsch sind auch mehrstufige Freigabeprozesse möglich.
Um Zeiten für andere Personen zu buchen oder einzusehen, sind entsprechende Berechtigungen erforderlich. Zusätzlich muss der oder die Mitarbeitende als Zeitbeauftragte:r für die jeweilige Person hinterlegt sein. Zeitbeauftragte können dabei gezielt vergeben werden – entweder für einzelne Mitarbeitende oder automatisiert für ganze Teams, Abteilungen oder anhand definierter Präfixe der Personalnummern. So bleibt die Verantwortung für die Zeiterfassung jederzeit klar geregelt und gut steuerbar.
Ja, das ist problemlos möglich. In Emplovia können Anwesenheiten über eine Excel-Vorlage importiert werden. Die entsprechende Vorlage finden Sie im Bereich 'Import' und müssen sie nur mit den gewünschten Daten befüllen – etwa E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden, Start- und Endzeit, Pausen sowie die passende Buchungskennung. Nach dem Ausfüllen kann die Datei direkt hochgeladen werden – ideal für Rückerfassungen oder größere Zeitimporte auf einmal.