Wer beruflich reist, hat Ausgaben: Mahlzeiten, Übernachtungen, Fahrtkosten. Diese Spesen erstattet der Arbeitgeber – entweder nach tatsächlichen Kosten oder pauschal nach gesetzlich festgelegten Sätzen. Doch was genau zählt als Spesen? Was ist steuerfrei? Und wie wird eine Spesenabrechnung korrekt erstellt? Dieser Beitrag gibt einen vollständigen Überblick.
Was sind Spesen? Definition
Spesen (lateinisch: expensae = Ausgaben) sind Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer im Rahmen beruflich veranlasster Tätigkeiten entstehen – insbesondere bei Dienstreisen, Außendiensttätigkeiten oder Geschäftsreisen. Sie werden vom Arbeitgeber erstattet und können unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialabgabenfrei sein.
Typische Spesenarten:
- Verpflegungsmehraufwand (Mahlzeiten unterwegs)
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten (ÖPNV, Taxi, Mietwagen, km-Pauschale)
- Nebenkosten (Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, Trinkgelder)
Verpflegungspauschalen 2024
Für den Verpflegungsmehraufwand gibt es gesetzlich festgelegte Pauschbeträge (§ 9 Abs. 4a EStG), die steuer- und sozialabgabenfrei erstattet werden können:
| Abwesenheitsdauer | Pauschale (Inland) |
|---|---|
| Mehr als 8 Stunden | 16 Euro |
| 24 Stunden (An- und Abreisetag) | 14 Euro pro Tag |
| Voller Kalendertag (24 Std.) | 28 Euro |
Diese Pauschalen gelten für Inlandsreisen. Für Auslandsreisen gibt es länderspezifische Pauschbeträge, die das BMF jährlich veröffentlicht.
Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter (z. B. Hotel im Rahmen einer Vollpension) Mahlzeiten, werden die Pauschalen gekürzt:
- Frühstück: 20 % der Tagespauschale (5,60 Euro)
- Mittag- oder Abendessen: je 40 % (11,20 Euro)
Übernachtungskosten
Übernachtungskosten werden nach tatsächlichem Aufwand erstattet – gegen Beleg. Eine steuerfreie Pauschale gibt es für Übernachtungen nicht (anders als bei Verpflegung). Der Arbeitgeber kann einen internen Höchstbetrag festlegen (z. B. 150 Euro/Nacht in deutschen Städten).
Fahrtkosten
- Öffentliche Verkehrsmittel: Erstattung nach tatsächlichem Aufwand gegen Beleg
- Taxi: Gegen Beleg, bei betrieblicher Notwendigkeit
- Privates Fahrzeug: Pauschale von 0,30 Euro/km (steuerfreie Kilometerpauschale für Pkw)
- Firmenwagen: Keine zusätzliche km-Vergütung – Kosten trägt der Arbeitgeber direkt
Spesenabrechnung: Wie geht es richtig?
Eine korrekte Spesenabrechnung enthält:
- Datum und Reiseziel
- Zweck der Dienstreise
- Abwesenheitsdauer (Beginn und Ende, für Verpflegungspauschale entscheidend)
- Belege für Übernachtung, Fahrtkosten und sonstige Ausgaben
- Unterschrift des Mitarbeiters und Genehmigung durch den Vorgesetzten
Viele Unternehmen nutzen digitale Spesenabrechnung-Tools oder HR-Software, die den Prozess automatisieren und DSGVO-konform abbilden.
Steuerliche Behandlung
- Verpflegungspauschalen: Bis zur gesetzlichen Höchstgrenze steuer- und sozialabgabenfrei
- Übernachtungskosten: Steuerfrei bei belegmäßigem Nachweis
- Fahrtkosten: km-Pauschale bis 0,30 Euro/km steuerfrei; darüber hinaus als Arbeitslohn zu versteuern
- Bewirtungskosten: Geschäftsessen sind zu 70 % als Betriebsausgabe absetzbar – Eigenanteil von 30 % trägt der Arbeitgeber
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich Spesen immer mit Belegen nachweisen?
Für Verpflegung können die Pauschalen ohne Einzelbelege geltend gemacht werden. Für Übernachtungen und sonstige Ausgaben sind Belege erforderlich.
Was passiert, wenn der Arbeitgeber keine Spesen erstattet?
Arbeitnehmer können diese Ausgaben als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen – allerdings nur soweit der Arbeitnehmer-Pauschbetrag überschritten wird.
Gelten die gleichen Pauschalen für alle Branchen?
Die steuerlichen Pauschalen sind gesetzlich einheitlich. Tarifverträge oder Unternehmensrichtlinien können höhere Erstattungen vorsehen – der darüber hinausgehende Betrag ist dann als Arbeitslohn zu versteuern.
Fazit: Spesen korrekt abrechnen spart Aufwand
Eine sorgfältige Spesenabrechnung spart Steuern – für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber. Wer die Pauschalen kennt, Belege sauber dokumentiert und eine klare interne Richtlinie hat, vermeidet Fehler und steuerliche Nachteile. Digitale Spesenabrechnungstools erleichtern den Prozess erheblich und sorgen für Transparenz auf beiden Seiten.