Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

1.1 Die Emplovia UG (haftungsbeschränkt) („Emplovia“) bietet Unternehmen eine cloudbasierte HR-Software-as-a-Service („Software“) zur digitalen Verwaltung von Personalprozessen an. Ergänzend zur Software stellt Emplovia je nach gebuchtem Plan zusätzliche Module, Integrationen oder Services („Services“) bereit, die über das Internet bereitgestellt und genutzt werden können.

1.2 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge zwischen Emplovia und dem/der Kund:in über die Nutzung der Software sowie etwaig zusätzlich gebuchter Services. Individuelle Absprachen oder Zusatzvereinbarungen, die im Rahmen eines Angebots oder über die Plattform getroffen werden, können ergänzend Anwendung finden und gehen im Zweifel diesen AGB vor. Abweichende Geschäftsbedingungen des/der Kund:in finden keine Anwendung, es sei denn, Emplovia stimmt ihnen ausdrücklich in Textform zu.

2. Vertragsschluss und Testzeitraum

2.1 Die Nutzung der Emplovia HR-Software setzt die Registrierung eines Benutzerkontos („Account“) voraus. Mit Abschluss der Registrierung gibt der/die Kund:in ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Vertrags über die unentgeltliche Nutzung der Software zu Testzwecken ab. Emplovia nimmt dieses Angebot durch die Freischaltung des Accounts an.

Der Testzeitraum umfasst in der Regel bis zu 14 Tage und gewährt uneingeschränkten Zugriff auf sämtliche Funktionen der Software. Pro Unternehmen bzw. Nutzer:in ist die Inanspruchnahme des Testzeitraums grundsätzlich einmalig möglich. Emplovia behält sich das Recht vor, den Testzeitraum im Einzelfall zu verlängern.

Während des Testzeitraums kann freiwillig eine Zahlungsmethode (z. B. Kreditkarte) hinterlegt und ein kostenpflichtiger Tarif gewählt werden. Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt jedoch erst zustande, wenn der/die Kund:in im Rahmen des Checkout-Prozesses die Buchung ausdrücklich bestätigt.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über externe Zahlungsdienstleister. Mit Eingabe der Zahlungsdaten erklärt sich der/die Kund:in damit einverstanden, dass diese an den eingesetzten Zahlungsanbieter übermittelt und dort verarbeitet werden.

Wird keine Zahlungsmethode hinterlegt oder kein kostenpflichtiger Tarif bestätigt, endet der Testzeitraum automatisch und der Zugriff auf die Software wird eingeschränkt. Nach Ablauf des Testzeitraums ohne Vertragsabschluss oder nach Beendigung eines kostenpflichtigen Abonnements kann eine Anmeldung weiterhin erfolgen, jedoch ist der Zugriff auf die Software bis zur Buchung eines kostenpflichtigen Tarifs gesperrt. Die im Account gespeicherten Daten bleiben noch für einen Zeitraum von maximal 3 Monaten erhalten. Emplovia wird den/die Kund:in 30 Tage und 7 Tage vor der endgültigen Löschung per E-Mail an die in den Firmendaten hinterlegte E-Mail-Adresse warnen und auf die bevorstehende Datenlöschung hinweisen. Innerhalb dieses Zeitraums kann der Account durch Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs reaktiviert werden. Nach Ablauf der 3 Monate werden sämtliche gespeicherten Daten endgültig und unwiderruflich gelöscht.

2.2 Nach Ablauf des Testzeitraums gemäß Ziffer 2.1 oder auch währenddessen kann ein kostenpflichtiger Vertrag zur weiteren Nutzung der Software abgeschlossen werden. Die kostenpflichtige Nutzung umfasst einen Softwareplan, bei dem sich die monatliche oder jährliche Abrechnung nach der Anzahl gebuchter Nutzer:innen richtet.

2.3 Der Vertrag über ein kostenpflichtiges Abonnement kommt zustande, wenn der/die Kund:in (a) innerhalb des Accounts einen Tarif auswählt, die erforderlichen Vertragsdaten ergänzt und den Abschluss im Checkout-Prozess ausdrücklich bestätigt, oder (b) Emplovia ein individuelles Angebot in Textform unterbreitet und dieses vom/von der Kund:in angenommen wird.

3. Umfang von Software und Services

3.1 Emplovia stellt die Software und zugehörige Services während der Laufzeit des Vertrages zur Verfügung. Der Funktionsumfang sowie alle enthaltenen Leistungen ergeben sich aus der Beschreibung auf der Emplovia-Website oder einem ggf. individuell erstellten Angebot („Servicebeschreibung“).

3.2 Software-Komponenten mit unbeschränktem Nutzungsumfang (z. B. E-Signatur oder CV-Parsing) können einer angemessenen Nutzung unterliegen, die von Emplovia festgelegt und kommuniziert wird („Fair Use Principle“). Emplovia behält sich vor, bei unangemessen hoher oder missbräuchlicher Nutzung nach vorheriger Ankündigung die Nutzung der jeweiligen Funktionalität einzuschränken, um die Systemstabilität für alle Nutzer:innen sicherzustellen.

3.3 Emplovia stellt einen Marketplace bereit, über den der/die Kund:in zusätzliche Funktionen und Integrationen mit Drittanbietern aktivieren kann („Marketplace-Integrationen"). Die im Marketplace verfügbaren Integrationen werden von Emplovia oder von Drittanbietern bereitgestellt und ermöglichen erweiterte Funktionalitäten wie z. B. digitale Signaturen (YouSign), Dokumentenmanagement oder andere spezialisierte Services.

3.4 Die Nutzung von Marketplace-Integrationen setzt die ausdrückliche Zustimmung des/der Kund:in voraus. Vor der Aktivierung einer Integration wird der/die Kund:in über Art und Umfang der Datenverarbeitung durch den jeweiligen Drittanbieter informiert und muss der Nutzung aktiv zustimmen. Diese Zustimmung erfolgt separat für jede Integration und kann jederzeit widerrufen werden, indem die Integration im Kundenkonto deaktiviert wird.

3.5 Für Marketplace-Integrationen von Drittanbietern gelten zusätzlich die jeweiligen Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen des Drittanbieters. Der/die Kund:in ist verpflichtet, diese vor Aktivierung der Integration zur Kenntnis zu nehmen. Emplovia übernimmt keine Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionalität, Sicherheit oder Datenschutzkonformität der von Drittanbietern bereitgestellten Services. Die Verantwortung für die rechtmäßige Nutzung der Drittanbieter-Integration und die Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften im Verhältnis zum Drittanbieter liegt beim/bei der Kund:in.

3.6 Die Weitergabe von Daten an Drittanbieter im Rahmen von Marketplace-Integrationen erfolgt ausschließlich auf Grundlage der vom/von der Kund:in erteilten Zustimmung und im für die jeweilige Integration erforderlichen Umfang. Emplovia informiert den/die Kund:in transparent über die Art der weitergegebenen Daten. Soweit Emplovia bei der Datenübermittlung als Auftragsverarbeiter tätig wird, gelten die Regelungen des Datenschutz-Addendums gemäß Ziffer 11.1 entsprechend.

3.7 Der/die Kund:in kann zwischen den verfügbaren Softwareplänen wechseln, die sich insbesondere in der Anzahl der verwaltbaren Nutzer:innen und der Abrechnungsart (monatlich oder jährlich) unterscheiden. Emplovia stellt etwaige zusätzliche Beträge unmittelbar oder wie vertraglich vereinbart in Rechnung. Upgrades treten ab dem Zeitpunkt der Bestätigung durch den/die Kund:in in Kraft. Downgrades werden ebenfalls sofort wirksam; bereits gezahlte Beträge werden nicht erstattet, verbleibendes Guthaben wird verrechnet. Bei Kündigung besteht kein Anspruch auf (anteilige) Rückerstattung oder Auszahlung von Restguthaben.

3.8 Unbeschadet anderer Rechte ist Emplovia berechtigt, den Zugang des/der Kund:in zur Software oder zu einzelnen Services vorübergehend zu sperren oder das Abonnement zu kündigen (ohne Haftung), wenn (a) nach billigem Ermessen festgestellt wird, dass (i) eine Bedrohung, ein Angriff oder ein sicherheitsrelevantes Ereignis vorliegt, das die Software, Emplovia, den/die Kund:in oder Dritte gefährden könnte, (ii) die Nutzung der Software durch den/die Kund:in die Stabilität oder Sicherheit beeinträchtigt oder (iii) der Fair-Use-Grundsatz gemäß Ziffer 3.2 verletzt wird, oder (b) ein fälliger Betrag trotz mehrfacher Mahnung innerhalb einer angemessenen Frist (z.B. 7 Tage) nicht gezahlt wird. Emplovia wird eine Sperre oder Kündigung nach Möglichkeit vorher ankündigen und den Zugang nach Wegfall des Sperrgrundes wiederherstellen, sofern das Abonnement nicht bereits beendet wurde.

4. Verfügbarkeit

4.1 Emplovia stellt die Software mit einer Verfügbarkeit von mindestens 99 % im Jahresdurchschnitt bereit. Ausgenommen hiervon sind Zeiten, in denen der Dienst aufgrund von Umständen außerhalb des Einflussbereichs von Emplovia nicht verfügbar ist (z. B. höhere Gewalt, Ausfall von Telekommunikationsinfrastrukturen oder Hostingdiensten). Ebenfalls ausgenommen sind geplante Wartungsarbeiten, die außerhalb der regulären Geschäftszeiten durchgeführt werden (Montag bis Freitag, 9:00 bis 18:00 Uhr, CEST/CET/BST).

4.2 Geplante Wartungen werden – sofern möglich – mit angemessener Vorlaufzeit angekündigt. Bei gemeldeten Störungen außerhalb der Supportzeiten beginnt die Bearbeitung am folgenden Werktag. Verzögerungen, die durch den/die Kund:in verursacht werden (z. B. verspätete Meldung oder fehlende Erreichbarkeit), verlängern die Bearbeitungszeit entsprechend, ohne dass dies negativ auf die Verfügbarkeitsquote angerechnet wird.

5. Pflichten des/der Kunden/Kundin

5.1 Die folgenden Pflichten sind Hauptpflichten des/der Kunden/Kundin und nicht nur als Nebenpflichten oder Obliegenheiten einzustufen.

5.2 Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, während des Testzeitraums gemäß Ziffer 2.1 die Funktionalitäten der Software zu prüfen und Emplovia vor Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrages über die Nutzung der Software auf mögliche Mängel und sonstige Abweichungen von der Servicebeschreibung in Textform hinzuweisen. Der/die Kunde/Kundin kann sich nicht auf Mängel und sonstige Abweichungen von der Servicebeschreibung berufen, die bereits im Testzeitraum bekannt oder vorhanden waren, aber nicht vor Abschluss eines kostenpflichtigen Vertrages über die Nutzung der Software angezeigt wurden.

5.3 Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, in den Firmendaten einen qualifizierten Ansprechpartner bzw. eine qualifizierte Ansprechpartnerin zu benennen, die berechtigt sind, alle notwendigen Entscheidungen zu treffen oder unverzüglich herbeizuführen, die zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlich sind.

5.4 Der/die Kunde/Kundin ist für die in der Software verarbeiteten Inhalte und Daten allein verantwortlich. Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, die Software nur vertragsgemäß und im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu nutzen und bei der Nutzung keine Rechte Dritter zu verletzen. Der/die Kunde/Kundin wird Emplovia unverzüglich in Textform informieren über: (i) die missbräuchliche Nutzung oder den Verdacht der missbräuchlichen Nutzung der Software und Services; (ii) eine Gefahr oder den Verdacht einer Gefahr für die Einhaltung des Datenschutzes oder der Datensicherheit, die im Rahmen der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung eintritt; (iii) eine Gefahr oder den Verdacht einer Gefahr für die von Emplovia erbrachte Leistung, z.B. durch Verlust von Zugangsdaten oder Hackerangriff.

5.5 Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, die folgenden technischen Voraussetzungen zu gewährleisten:

5.5.1 Die Anbindung an das Internet mit ausreichender Bandbreite und Latenzzeit liegt in der Verantwortung des/der Kunden/Kundin.

5.5.2 Für eine optimale Nutzung der Angebote und Funktionen der Software wird der/die Kunde/Kundin die neuesten Versionen der folgenden Browsertypen verwenden: Google Chrome, Microsoft Edge oder Mozilla Firefox oder einen anderen von Emplovia mitgeteilten Browser. Funktionale Cookies werden für die Nutzbarkeit der Software benötigt. Werden diese vom/von der Kunden/Kundin nicht zugelassen, übernimmt Emplovia keine Haftung für hieraus resultierende Einschränkungen.

5.5.3 Der/die Kunde/Kundin ist dafür verantwortlich, IT-Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die Nutzung der Software in seiner/ihrer eigenen Organisation angemessenen Sicherheitsstandards unterliegt.

5.5.4 Die Verwendung von Gemeinschaftskonten, sog. Shared Accounts (z.B. [email protected]), ist untersagt. Der/die Kunde/Kundin ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass seine/ihre Nutzer der Software ihre Zugangsdaten nicht weitergeben.

5.5.5 Der/die Kunde/Kundin hat für die Sicherheit der genutzten Internetverbindung zu sorgen, insbesondere für die Nutzung firmeneigener statt öffentlicher Virtual Private Networks (VPN) sowie für die Nutzung von VPN-Verbindungen in öffentlichen Netzen.

5.6 Der/die Kund:in ist für die sachgemäße Einrichtung und Administration des Accounts selbst verantwortlich. Dies gilt unabhängig davon, ob Emplovia bei der Einrichtung beratend unterstützt. Die Verantwortung umfasst insbesondere: (i) die Erfassung und Pflege der eigenen Daten (z. B. Mitarbeitendenprofile, Abteilungen, Einstellungen), (ii) die Konfiguration von Rollen, Zugängen und Rechten innerhalb des Accounts sowie (iii) die laufende Administration des Accounts, insbesondere das Anlegen und Verwalten von Benutzer:innen.

6. Einräumung von Rechten

6.1 Emplovia räumt dem/der Kund:in ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Nutzungsrecht an der bereitgestellten Software ein. Das Nutzungsrecht dient ausschließlich dem vertragsgemäßen Gebrauch im Rahmen des jeweiligen Softwareplans.

6.2 Der/die Kund:in verpflichtet sich, die Software ausschließlich im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen zu nutzen und sie nicht Dritten – außerhalb der autorisierten Benutzer:innen – zur Verfügung zu stellen. Sofern dies im jeweiligen Softwareplan vorgesehen ist, kann das Nutzungsrecht auch durch verbundene Unternehmen im Sinne des § 15 AktG ausgeübt werden.

6.3 Emplovia ist berechtigt, im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aggregierte und anonymisierte Daten zu Analyse- und Verbesserungszwecken zu verwenden. Eine Rückführung auf einzelne Personen oder Unternehmen ist dabei ausgeschlossen. Emplovia verarbeitet ausschließlich Daten, bei denen ein Personenbezug durch geeignete Anonymisierung ausgeschlossen wurde.

7. Laufzeit und Kündigung

7.1 Der/die Kund:in kann bei Vertragsabschluss zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Vertragslaufzeit wählen. Für ergänzende Services gilt die Laufzeit der Software, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.

7.2 Bei Verträgen mit monatlicher Laufzeit beträgt die Mindestlaufzeit einen Monat. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um einen weiteren Monat, sofern er nicht spätestens einen Tag vor Ablauf des aktuellen Zeitraums gekündigt wird und eine gültige Zahlungsmethode hinterlegt ist. Die Kündigung kann jederzeit schriftlich oder über das Kundenkonto erfolgen.

7.3 Bei Verträgen mit jährlicher Laufzeit beträgt die Mindestlaufzeit ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern keine fristgerechte Kündigung erfolgt und eine gültige Zahlungsmethode hinterlegt ist. Die Kündigung muss spätestens einen Tag vor Ablauf des laufenden Vertragsjahres erfolgen und kann schriftlich oder über das Kundenkonto vorgenommen werden.

8. Zahlungsbedingungen

8.1 Der/die Kund:in erklärt sich damit einverstanden, die Gebühren für die Software sowie ggf. gebuchte Zusatzleistungen gemäß dem jeweils gültigen Preisplan und/oder Angebot zu zahlen. Die Zahlung erfolgt im Voraus für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Emplovia ist berechtigt, die fälligen Beträge automatisch über den bei der Buchung hinterlegten Zahlungsweg (derzeit Kreditkarte) einzuziehen. Die Rechnungen werden elektronisch erstellt und dem/der Kund:in im Kundenkonto zur Verfügung gestellt.

8.2 Alle Preise verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer oder anderer anwendbarer Abgaben. Der/die Kund:in ist für die ordnungsgemäße Versteuerung sämtlicher Zahlungen verantwortlich, mit Ausnahme solcher Steuern, die auf Emplovias Einkommen entfallen.

8.3 Bei Verträgen mit monatlicher Laufzeit beginnt der Abrechnungszeitraum mit dem Datum des Vertragsschlusses und verlängert sich monatlich. Die Zahlung ist jeweils zu Beginn des Abrechnungszeitraums fällig.

8.4 Bei Verträgen mit jährlicher Laufzeit beginnt der Abrechnungszeitraum mit dem Datum des Vertragsschlusses und verlängert sich jährlich. Die Zahlung ist jeweils zu Beginn des Abrechnungszeitraums fällig.

8.5 Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Die Verwaltung der Abonnements und Rechnungen erfolgt über den Abonnementanbieter Chargebee. Durch Nutzung unserer Dienste akzeptiert der/die Kund:in auch die jeweiligen Bedingungen dieser Anbieter, soweit dies für die Zahlungsabwicklung erforderlich ist.

9. Gewährleistung, Mängelhaftung

9.1 Die Ziffern 9.2, 9.4, 9.6 und 9.7 gelten nur im Falle der entgeltlichen Überlassung von Software/Services durch Emplovia. Soweit Emplovia Software/Services unentgeltlich zur Verfügung stellt, ist die Haftung von Emplovia für Schäden auf Arglist beschränkt.

9.2 Emplovia wird die Software frei von Sach- und Rechtsmängeln (z.B. Verletzung von Schutzrechten Dritter) überlassen und die Software während der Vertragslaufzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten.

9.3 Etwaige Mängel oder Störungen der Systemverfügbarkeit sind vom/von der Kunden/Kundin unter Angabe der Umstände ihres Auftretens unverzüglich nach Bekanntwerden zu melden. Bei auftretenden Software-Störungen wird der/die Kunde/Kundin Emplovia in angemessenem Umfang bei der Fehlersuche und -beseitigung unterstützen.

9.4 Emplovia wird den Mangel innerhalb eines angemessenen Zeitraums beheben. Bei Meldungen und Störungen der Systemverfügbarkeit, die zu einem Totalausfall der Software führen und die innerhalb der (von Emplovia veröffentlichten) Supportzeiten eingehen, wird Emplovia sich bemühen, eine Reaktionszeit von vier Stunden ab Beginn der Störung zu gewähren. Bei geringfügigen Fehlern, die nicht zu einem Totalausfall der Software führen und die während des laufenden Betriebs auftreten, wird sich Emplovia bemühen, spätestens einen Werktag nach Eingang der Fehlermeldung zu reagieren.

9.5 Emplovia ist berechtigt, vorübergehende Umgehungsmöglichkeiten aufzuzeigen und die eigentliche Ursache später durch Anpassungen der Software zu beseitigen, soweit dies dem/der Kunden/Kundin zumutbar ist.

9.6 Die verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel gemäß § 536a I Alt. 1 BGB ist ausgeschlossen.

9.7 Mängelansprüche verjähren innerhalb von 12 Monaten. Dies gilt nicht, soweit es sich um Schadensersatzansprüche handelt, für die Emplovia nach dem Gesetz zwingend haftet (siehe Ziffer 10.1).

10. Haftungsbeschränkung

10.1 Bei entgeltlicher oder unentgeltlicher Leistungserbringung haftet Emplovia gemäß den gesetzlichen Bestimmungen für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen, grob fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung beruhen. Darüber hinaus haftet Emplovia nach den gesetzlichen Bestimmungen gegenüber Kunden/Kundinnen mit einem kostenpflichtigen Vertrag über die Nutzung der Software für Schäden, die von der Haftung nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften umfasst werden, wie z. B. bei der Übernahme von Garantien, bei arglistigem Verschweigen eines Mangels oder nach dem Produkthaftungsgesetz bei entgeltlichen Leistungen. Garantien von Emplovia werden nur in schriftlicher Form abgegeben und sind im Zweifel nur dann als solche zu verstehen, wenn sie als "Garantie" bezeichnet werden.

10.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Emplovia bei entgeltlichen Leistungen nur für Schäden, die Emplovia verursacht hat und die auf solchen wesentlichen Pflichtverletzungen beruhen, die die Erreichung des Vertragszwecks gefährden oder auf der Verletzung von Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der/die Kunde/Kundin vertrauen darf (sog. Verletzung von Kardinalpflichten). In diesen Fällen ist die Haftung von Emplovia auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung für die leicht fahrlässige Verletzung von Pflichten, die keine Kardinalpflichten sind (vgl. Ziffer 10.2 Satz 1), ist ausgeschlossen, es sei denn, Emplovia haftet nach dem Gesetz (vgl. Ziffer 10.1 Satz 2).

10.3 Im Falle der unentgeltlichen Leistungserbringung (z.B. im Rahmen des Testzeitraums) haftet Emplovia nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sowie Arglist beruhen. Diese Haftungsbeschränkung gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für die Emplovia uneingeschränkt haftet.

10.4 Die Haftungsbeschränkungen der Ziffern 10.1 bis 10.3 gelten auch für Ansprüche gegen leitende Angestellte, Arbeitnehmende, sonstige Erfüllungsgehilfen/Erfüllungsgehilfinnen oder Unterauftragnehmer/innen von Emplovia.

11. Datenschutz und Vertraulichkeit

11.1 Emplovia agiert als Auftragsverarbeiter im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für alle personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Nutzung der Software verarbeitet werden. Der/die Kund:in bleibt datenschutzrechtlich Verantwortliche/r im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Zwischen den Parteien gilt das auf der Emplovia-Website unter www.emplovia.de/legal/agb veröffentlichte Datenschutz-Addendum (auch als Auftragsverarbeitungsvertrag bezeichnet) als vereinbart. Es ist integraler Bestandteil dieses Vertrags. Im Falle von Widersprüchen geht das Datenschutz-Addendum diesen AGB vor.

11.2 "Vertrauliche Informationen" sind alle Informationen, unabhängig davon, ob sie in schriftlicher oder mündlicher Form vorliegen, die (i) ihrer Natur nach vertraulich oder geheimhaltungsbedürftig sind oder (ii) die die Partei, der die Informationen übermittelt werden, aufgrund der besonderen Umstände als vertraulich und geheimhaltungsbedürftig erkennen muss. Zu den vertraulichen Informationen gehören insbesondere Produktbeschreibungen und -spezifikationen sowie Preise. Die Parteien verpflichten sich zu Folgendem:

11.2.1 Vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei nicht ohne ausdrückliche Zustimmung (mindestens in Textform) an Dritte weiterzugeben.

11.2.2 Die vertraulichen Informationen nur für vertraglich vereinbarte Zwecke zu verwenden.

11.2.3 Mindestens die gleichen Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, die sie in Bezug auf ihre eigenen vertraulichen Informationen ergreifen. Diese Vorkehrungen müssen zumindest angemessen sein, um eine Offenlegung gegenüber unbefugten Dritten zu verhindern. Darüber hinaus sind beide Parteien verpflichtet, die unbefugte Offenlegung oder Nutzung vertraulicher Informationen durch ihre Kunden/Kundinnen, Mitarbeitende, Unterauftragnehmer/innen oder gesetzlichen Vertreter/innen zu verhindern.

11.2.4 Sich gegenseitig in Textform über jeden Missbrauch vertraulicher Informationen zu informieren.

11.3 Vertrauliche Informationen sind keine Informationen, die:

11.3.1 Der anderen Partei vor der Übermittlung und ohne bestehende Vertraulichkeitsvereinbarung bekannt waren,

11.3.2 Von einem/einer Dritten übermittelt werden, der/die nicht einer ähnlichen Vertraulichkeitsvereinbarung unterliegt,

11.3.3 Sonst öffentlich bekannt sind,

11.3.4 Unabhängig und ohne Nutzung vertraulicher Informationen entwickelt wurden,

11.3.5 In Textform zur Veröffentlichung freigegeben wurden, oder

11.3.6 Aufgrund einer rechtskräftigen gerichtlichen oder behördlichen Anordnung übermittelt werden müssen, sofern der/die von der Übermittlung Betroffene rechtzeitig informiert wird, um Rechtsschutzmaßnahmen ergreifen zu können.

11.4 Keine der Parteien darf sich vertrauliche Informationen durch Reverse Engineering verschaffen. Unter "Reverse Engineering" sind in diesem Zusammenhang alle Handlungen zu verstehen, einschließlich des Beobachtens, Testens, Untersuchens und Wiederzusammensetzens, mit dem Ziel, vertrauliche Informationen zu erlangen.

11.5 Die in Ziffern 11.2 bis 11.4 enthaltenen Beschränkungen gelten bis zu dem Zeitpunkt, an dem die betreffenden vertraulichen Informationen nicht mehr vertraulich sind, oder bis zu einem Zeitraum von fünf Jahren nach Beendigung des Vertrags, je nachdem, was früher eintritt.

12. Änderungsvorbehalte

12.1 Emplovia ist berechtigt, diese AGB jederzeit zu ändern oder ergänzende Regelungen für neu eingeführte Funktionen oder Services festzulegen. Änderungen werden dem/der Kund:in spätestens vier Wochen vor Inkrafttreten in Textform (z. B. per E-Mail an die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse) mitgeteilt. Widerspricht der/die Kund:in der Änderung nicht innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gilt die Änderung als genehmigt. In der Mitteilung wird Emplovia auf die Änderung, die Widerspruchsfrist, die Form des Widerspruchs sowie die Rechtsfolgen eines unterbliebenen Widerspruchs ausdrücklich hinweisen.

12.2 Emplovia behält sich das Recht vor, die Software und/oder Services zu ändern, um abweichende Funktionalitäten anzubieten, es sei denn, die Änderungen oder Abweichungen sind für den/die Kunden/Kundin nicht zumutbar. Gehen mit der Bereitstellung einer geänderten Version der Software oder einer Änderung der Funktionalität der Software wesentliche Änderungen der von der Software unterstützten Arbeitsabläufe des/der Kunden/Kundin und/oder Einschränkungen in der Verwendbarkeit der bisher erzeugten Daten einher, wird Emplovia dies dem/der Kunden/Kundin spätestens vier Wochen vor dem Zeitpunkt des Inkrafttretens einer solchen Änderung in Textform ankündigen. Widerspricht der/die Kunde/Kundin der Änderung nicht innerhalb einer Frist von zwei Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung in Textform, so wird die Änderung Vertragsbestandteil. In der Änderungsmitteilung ist auf die Änderung, die Möglichkeit des Widerspruchs, die Widerspruchsfrist, das Textformerfordernis und das Ergebnis des Widerspruchs hinzuweisen.

12.3 Emplovia behält sich darüber hinaus das Recht vor, die Software und/oder die Services zu ändern, um abweichende Funktionalitäten anzubieten, (i) soweit dies erforderlich ist, um die von Emplovia angebotenen Services mit dem für diese Services geltenden (Fall-)Recht in Einklang zu bringen, insbesondere wenn sich die Rechtslage ändert; (ii) soweit Emplovia einer an Emplovia gerichteten gerichtlichen oder behördlichen Entscheidung nachkommt; (iii) soweit dies zur Beseitigung von Sicherheitslücken der Software erforderlich ist; (iv) aufgrund wesentlicher Änderungen der Leistungen oder Vertragsbedingungen von Drittanbietern / Drittanbieterinnen oder Unterauftragnehmern / Unterauftragnehmerinnen oder (v) soweit dies für den/die Kunden/Kundin überwiegend von Vorteil ist. Emplovia behält sich insbesondere das Recht vor, die Bereitstellung zusätzlicher Funktionalitäten oder Integrationen einzuschränken oder einzustellen, wenn die technischen Partner/innen für diese zusätzlichen Funktionalitäten oder die Anbieter/innen der Partner-Integrationen ihre Leistungen oder Vertragsbedingungen wesentlich ändern oder einschränken und Emplovia eine weitere Bereitstellung deshalb nicht mehr zuzumuten ist, z.B. weil der Mehraufwand durch Emplovia unverhältnismäßig groß ist. Bei einem jährlichen Vertragszeitraum erhält der/die Kunde/Kundin eine angemessene anteilige Rückerstattung der im Voraus gezahlten Gebühren, sofern die zusätzliche Funktionalität oder Integration gesondert in Rechnung gestellt wurde.

12.4 Emplovia ist berechtigt, seine Listenpreise zum Ausgleich von Personalkosten- oder sonstigen Kostensteigerungen jährlich in angemessener Höhe anzupassen. Emplovia wird diese Preisanpassungen und den Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Preisanpassung dem/der Kunden/Kundin in Textform mitteilen. Die Preisanpassungen gelten nicht für Zeiträume, für die der/die Kunde/Kundin bereits bezahlt hat. Beträgt die Preiserhöhung mehr als 5 % des bisherigen Preises, kann der/die Kunde/Kundin dieser Listenpreiserhöhung innerhalb einer Frist von zwei Wochen ab Mitteilung widersprechen. Eine Änderung des Preises aufgrund einer Änderung des Leistungsumfangs oder der Anzahl der zu verwaltenden Mitarbeitenden gilt nicht als Preisanpassung im Sinne dieser Ziffer 12.4.

12.5 Widerspricht der/die Kunde/Kundin einer Änderung im Sinne dieser Ziffer 12 gemäß den jeweiligen Mitteilungspflichten, so wird die vorgeschlagene Änderung nicht wirksam und der Vertrag wird zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. In diesem Fall behält sich Emplovia das Recht vor, den Vertrag außerordentlich mit einer Frist von einem Monat zu kündigen.

12.6 Mit Ausnahme der in den Ziffern 12.1 bis 12.4 genannten Änderungen müssen die Parteien jede Änderung des Vertrags in Textform vereinbaren.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Soweit nichts anderes vereinbart ist, bedürfen Mitteilungen und Erklärungen nach diesem Vertrag der Schriftform, die auch die Textform (z.B. E-Mail) umfasst. Änderungen des Vertrages bedürfen der Schrift- oder Textform. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

13.2 Sollte eine Bestimmung des Vertrags ungültig, illegal oder nicht durchsetzbar sein, bleiben die anderen Bestimmungen des Vertrags durchsetzbar und die ungültige oder nicht durchsetzbare Bestimmung gilt als so geändert, dass sie im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang gültig und durchsetzbar ist.

13.3 Auf den Vertrag zwischen den Parteien findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts Anwendung. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und/oder im Zusammenhang mit dem Vertrag zwischen Emplovia und dem/der Kunden/Kundin ist, soweit gesetzlich zulässig, Düsseldorf.

Stand: 28.11.2025