Bisher mussten privat krankenversicherte Mitarbeitende ihrem Arbeitgeber jährlich eine Papierbescheinigung über ihre PKV-Beiträge vorlegen. Ab dem 1. Januar 2026 ist damit Schluss: Die Beitragsdaten werden künftig elektronisch übermittelt. Das vereinfacht die Abläufe – bringt aber auch einige Änderungen mit sich.
Was ändert sich ab 2026?
Private Krankenversicherungen übermitteln die Beitragsdaten ihrer Versicherten künftig elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Von dort werden die Daten als Teil der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) an die Arbeitgeber weitergeleitet.
Das bedeutet konkret:
- Keine Papierbescheinigungen mehr nötig
- PKV-Beiträge erscheinen automatisch in den ELStAM
- Arbeitgeber rufen die Daten wie gewohnt elektronisch ab
- Änderungen werden zeitnah übermittelt
Ursprünglich war der Start für 2024 geplant. Wegen technischer Herausforderungen wurde er auf Januar 2026 verschoben.
Wie funktioniert der neue Datenaustausch?
Die Versicherungsunternehmen übermitteln die Beitragsdaten für das kommende Jahr bis spätestens 20. November des Vorjahres an das BZSt. Bei neuen Verträgen oder Beitragsänderungen erfolgt die Übermittlung zeitnah.
Zwei neue ELStAM-Merkmale werden eingeführt:
- Monatliche PKV-Beiträge für den steuerfreien Arbeitgeberzuschuss
- Monatliche PKV-Beiträge für die Berechnung der Vorsorgepauschale
Als Arbeitgeber erhalten Sie die Daten in der Regel im Dezember für das Folgejahr – zusammen mit den übrigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen.
Mitversicherte Familienangehörige
Bei Familienversicherungen werden die Beiträge dem Versicherungsnehmer zugeordnet – nicht den mitversicherten Personen. Ist beispielsweise der Ehepartner mitversichert, erhält dieser keine eigenen Beitragsdaten in seinen ELStAM.
Widerspruchsrecht und die Folgen
Versicherte können der elektronischen Datenübermittlung widersprechen. Das hat allerdings Konsequenzen: Der Arbeitgeber erhält dann keine Beitragsdaten und darf auch keine Papierbescheinigung als Ersatz akzeptieren.
Im Ergebnis werden bei einem Widerspruch keine PKV-Beiträge beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt – was zu einer höheren Steuerlast führt. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden am besten proaktiv über diese Regelung.
Übergangsregelung für 2026 und 2027
Für die Anfangsphase gibt es eine Übergangslösung: Werden PKV-Beiträge aus technischen Gründen nicht oder fehlerhaft übermittelt, dürfen Arbeitgeber in den Jahren 2026 und 2027 ausnahmsweise Papierbescheinigungen akzeptieren.
Diese Ausnahme gilt jedoch nicht, wenn der Versicherte aktiv widersprochen hat.
Änderungen bei der Vorsorgepauschale
Mit dem neuen Verfahren ändern sich auch die Regelungen zur Vorsorgepauschale – und zwar für alle Versicherten, nicht nur für PKV-Versicherte.
Wegfall der Mindestvorsorgepauschale
Bisher wurde beim Lohnsteuerabzug eine Mindestvorsorgepauschale von 12 Prozent des Arbeitslohns angesetzt (maximal 1.900 Euro pro Jahr, in Steuerklasse III bis zu 3.000 Euro). Diese Pauschale entfällt ab 2026 komplett.
Neue Berechnung für PKV-Versicherte
Statt der Pauschale werden künftig die tatsächlichen PKV-Beiträge aus den ELStAM herangezogen. Bei Beschäftigten mit Arbeitgeberzuschuss wird dieser abgezogen. Bei Beamten, die keinen Zuschuss erhalten, fließen die Beiträge vollständig in die Berechnung ein.
Neuer Teilbetrag für Arbeitslosenversicherung
Als Ersatz für die wegfallende Mindestvorsorgepauschale wird ab 2026 ein Teilbetrag für die Arbeitslosenversicherung berücksichtigt – sofern die Summe aller Teilbeträge (Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) 1.900 Euro nicht übersteigt.
Besonderheiten bei der Pflegeversicherung
Der Teilbetrag für die Pflegeversicherung berücksichtigt jetzt auch:
- Den Beitragszuschlag für Kinderlose
- Beitragsabschläge für das zweite bis fünfte Kind
- Regionale Besonderheiten (z.B. höherer Arbeitnehmeranteil in Sachsen)
Was bedeutet das für HR?
Die Umstellung bringt für Personalabteilungen einige To-dos mit sich:
- Software prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Lohnsoftware das neue Verfahren unterstützt
- Mitarbeitende informieren: Erklären Sie PKV-versicherten Beschäftigten das neue Verfahren und weisen Sie auf die Folgen eines Widerspruchs hin
- Erste Abrechnung kontrollieren: Prüfen Sie im Januar 2026, ob die PKV-Daten korrekt übermittelt wurden
- Übergangsverfahren nutzen: Bei technischen Problemen können Sie 2026 und 2027 noch Papierbescheinigungen akzeptieren
- Mitversicherte beachten: Bei mitversicherten Ehepartnern in Steuerklasse V oder VI kann sich die Steuerlast erhöhen
Fazit
Das neue elektronische Meldeverfahren für PKV-Beiträge ist ein weiterer Schritt zur Digitalisierung der Lohnabrechnung. Für Arbeitgeber bedeutet es weniger Papier und automatisierte Datenübertragung. Die Umstellung erfordert jedoch Aufmerksamkeit – besonders bei der ersten Abrechnung 2026 und bei Sonderfällen wie mitversicherten Familienangehörigen.