Überstunden gehören in vielen Unternehmen zur Realität – besonders in KMUs, wo Personalengpässe schnell zu Mehrarbeit führen. Doch was ist rechtlich erlaubt? Was müssen Arbeitgeber beim Ausgleich beachten? Und welche Neuerungen bringt 2026? Hier kommt der kompakte Überblick.
Was sind Überstunden eigentlich?
Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegte reguläre Arbeitszeit hinausgehen. Davon zu unterscheiden ist der Begriff Mehrarbeit: Dieser bezieht sich auf Arbeitszeit, die über die gesetzliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden pro Tag bzw. 48 Stunden pro Woche hinausgeht.
Wichtig: Überstunden müssen vom Arbeitgeber angeordnet oder zumindest geduldet worden sein – eigenmächtig geleistete Überstunden begründen grundsätzlich keinen Vergütungsanspruch.
Darf der Arbeitgeber Überstunden anordnen?
Nur dann, wenn eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung besteht. Fehlt eine solche Grundlage, sind Überstunden nur in echten Notfällen zulässig. Eine pauschale Klausel wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" ist laut Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts in der Regel unwirksam – sie benachteiligt Beschäftigte unangemessen und fehlt an Transparenz.
Wie müssen Überstunden ausgeglichen werden?
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
- Freizeitausgleich: Die häufigste Praxis – geleistete Überstunden werden durch entsprechende Freizeit ausgeglichen. Wird kein anderer Ausgleich vereinbart, ist dies die gesetzliche Grundregel.
- Auszahlung: Überstunden können auch finanziell vergütet werden. Ob ein Zuschlag gezahlt werden muss, hängt vom Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ab – eine gesetzliche Zuschlagspflicht für Vollzeitkräfte besteht nicht generell. Achtung bei Teilzeit: Laut BAG-Urteil vom Dezember 2024 sind Zuschläge für Überstunden von Teilzeitkräften ab der ersten Überstunde über ihrer vereinbarten Arbeitszeit zu zahlen.
Neu 2026: Steuerfreie Überstundenzuschläge
Das geplante Arbeitsmarktstärkungsgesetz sieht vor, dass Überstundenzuschläge bis zu 25 % des Grundlohns künftig steuerfrei sein sollen – allerdings nur für Vollzeitkräfte, deren Arbeitszeit über 40 Stunden pro Woche liegt (bei Tarifvertrag: über 34 Stunden).
Wichtige Einschränkungen:
- Der Grundlohn für die Überstunde bleibt weiterhin steuerpflichtig
- Sozialversicherungsbeiträge fallen weiterhin an – nur die Lohnsteuer entfällt
- Für Teilzeitkräfte ist eine separate Aufstockungsprämie geplant
- Das Gesetz befindet sich noch im parlamentarischen Verfahren – ein Inkrafttreten im Laufe von 2026 wird erwartet
Für HR bedeutet das: Wer Überstunden korrekt abrechnen will, braucht zwingend eine saubere Zeiterfassung – auch im Hinblick auf die kommende gesetzliche Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Mit Emplovia erfassen Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten digital, Überstunden werden automatisch berechnet und können direkt im System entweder als Freizeitausgleich gebucht oder zur Auszahlung vorgemerkt werden – revisionssicher und DSGVO-konform.
Die häufigsten Fehler bei Überstunden
- Keine schriftliche Regelung im Arbeitsvertrag: Ohne klare Grundlage lassen sich Überstunden kaum rechtssicher anordnen oder abgelten.
- Pauschale Abgeltungsklauseln: Formulierungen wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" sind in der Regel unwirksam.
- Fehlende Dokumentation: Ohne lückenlose Aufzeichnung lassen sich geleistete Überstunden im Streitfall nicht nachweisen – weder für noch gegen den Arbeitnehmer.
- Teilzeit übersehen: Bei Teilzeitkräften gelten seit dem BAG-Urteil 2024 strengere Zuschlagsregeln – viele Arbeitgeber sind hier noch nicht angepasst.
- Verfallklauseln nicht beachten: Viele Arbeitsverträge enthalten Ausschlussfristen, nach denen Überstundenansprüche verfallen. Diese müssen transparent und rechtssicher formuliert sein.
Was Arbeitgeber jetzt tun sollten
Mit der kommenden Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung und den geplanten Steuerregeln für Überstunden ist 2026 ein guter Zeitpunkt, die eigenen Prozesse zu überprüfen:
- Arbeitsverträge auf wirksame Überstundenregelungen prüfen
- Zeiterfassungssystem einführen oder modernisieren
- Teilzeitregelungen an aktuelle Rechtsprechung anpassen
- HR und Lohnbuchhaltung auf die neuen steuerlichen Regeln vorbereiten
Wer dabei auf eine integrierte Lösung setzt, spart Zeit und vermeidet Fehler: Emplovia vereint Zeiterfassung, Überstundenverwaltung und Gehaltsabrechnung in einer Plattform – ideal für KMUs, die ihre HR-Prozesse rechtssicher und effizient gestalten wollen. Jetzt kostenlos testen.