Aufgewacht, Fieber, Halsschmerzen – und jetzt? Die Krankmeldung gehört zu den Themen, bei denen viele Arbeitnehmer unsicher sind: Wann muss ich mich melden? Reicht ein Anruf? Ab wann brauche ich ein Attest? Und was darf der Arbeitgeber verlangen? Auf der anderen Seite fragen sich Arbeitgeber, wie sie mit häufigen Krankmeldungen umgehen können und was rechtlich erlaubt ist. Dieser Beitrag beantwortet alle wichtigen Fragen rund um die Krankmeldung – aus beiden Perspektiven.
Was ist eine Krankmeldung? Definition
Die Krankmeldung (auch Krankschreibung oder Arbeitsunfähigkeitsmeldung) ist die Mitteilung eines Arbeitnehmers an seinen Arbeitgeber, dass er aufgrund einer Erkrankung nicht in der Lage ist, seine Arbeit zu verrichten. Die Pflicht zur Krankmeldung ergibt sich aus § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG).
Die Krankmeldung hat zwei Komponenten:
- Anzeigepflicht: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich mitteilen.
- Nachweispflicht: Ab dem dritten Krankheitstag muss ein ärztliches Attest (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) vorgelegt werden.
Anzeigepflicht: Wann und wie muss ich mich krankmelden?
Zeitpunkt der Meldung
Der Arbeitnehmer muss die Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber unverzüglich anzeigen – also so früh wie möglich, in der Regel zu Beginn der Arbeitszeit des ersten Krankheitstages. Eine Meldung erst am Nachmittag oder am nächsten Tag genügt der gesetzlichen Pflicht grundsätzlich nicht.
Form der Meldung
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Zulässig sind:
- Telefonanruf (am häufigsten)
- E-Mail oder Nachricht (wenn im Betrieb üblich)
- Persönliche Mitteilung
Im Arbeitsvertrag oder durch betriebliche Übung kann eine bestimmte Form vorgeschrieben sein – z. B. Meldung direkt beim Vorgesetzten, nicht nur beim Kollegen oder per Messenger.
Was muss mitgeteilt werden?
Der Arbeitnehmer muss mitteilen, dass er arbeitsunfähig ist und – soweit bekannt – wie lange die Abwesenheit voraussichtlich dauern wird. Zur Diagnose oder zur Art der Erkrankung muss er keine Auskunft geben. Das ist Privatsache und fällt unter den ärztlichen Datenschutz.
Nachweispflicht: Ab wann brauche ich ein Attest?
Gesetzlich ist ein ärztliches Attest (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, AU) erst ab dem vierten Krankheitstag vorgeschrieben – also wenn die Erkrankung mindestens drei volle Arbeitstage andauert. Das Attest muss dann spätestens am vierten Tag vorgelegt werden.
Frühere Attestpflicht möglich
Der Arbeitgeber kann im Arbeitsvertrag oder durch einseitige Weisung festlegen, dass das Attest bereits ab dem ersten Krankheitstag vorzulegen ist. Das ist rechtlich zulässig und in vielen Unternehmen gängige Praxis – besonders bei Mitarbeitern mit häufigen Kurzerkrankungen.
Elektronische AU-Bescheinigung (eAU)
Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln Arztpraxen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital und direkt an die Krankenkasse. Arbeitgeber können die AU-Daten elektronisch von der Krankenkasse abrufen. Arbeitnehmer müssen dem Arbeitgeber die Erkrankung nach wie vor unverzüglich melden – das Papierattest für den Arbeitgeber entfällt jedoch. Ausnahmen gelten z. B. für Privatpatienten und bei technischen Problemen.
Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
Erkrankte Arbeitnehmer haben nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) Anspruch auf Fortzahlung ihres Gehalts durch den Arbeitgeber – für bis zu 6 Wochen je Erkrankung. Voraussetzungen:
- Das Arbeitsverhältnis besteht seit mindestens vier Wochen (Wartezeit)
- Der Arbeitnehmer hat die Erkrankung nicht selbst verschuldet (kein grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten)
- Es handelt sich um eine neue Erkrankung (bei derselben Erkrankung innerhalb von 6 Monaten gilt eine Zusammenrechnung)
Nach 6 Wochen: Krankengeld
Nach Ablauf der 6-wöchigen Lohnfortzahlung zahlt die gesetzliche Krankenkasse Krankengeld – in Höhe von 70 % des Bruttoentgelts, maximal 90 % des Nettoentgelts. Das Krankengeld wird für bis zu 78 Wochen innerhalb von drei Jahren (bei derselben Erkrankung) gezahlt.
Was darf der Arbeitgeber bei Krankmeldungen verlangen?
Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, mit Krankmeldungen umzugehen – aber auch klare Grenzen:
Was erlaubt ist
- Attest ab dem ersten Tag anfordern – ohne Begründung, auch bei einzelnen Mitarbeitern gezielt
- Rückkehrgespräch führen nach der Rückkehr (siehe Rückkehrgespräch)
- Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten bei häufigen oder langen Ausfällen
- Den voraussichtlichen Rückkehrzeitpunkt erfragen
Was verboten ist
- Nach der Diagnose oder dem Krankheitsbild fragen
- Den Arbeitnehmer zu einer Untersuchung durch einen Betriebsarzt zwingen (ohne tarifliche Grundlage)
- Kranke Arbeitnehmer zu übermäßiger Kommunikation verpflichten (z. B. tägliche Statusmeldungen)
- Bei Krankheit Urlaub abziehen oder Boni kürzen (soweit nicht explizit vereinbart und rechtlich zulässig)
Krankmeldung und Kündigung
Eine Kündigung wegen Krankheit ist grundsätzlich möglich – aber an hohe Hürden geknüpft. Das Bundesarbeitsgericht fordert für eine wirksame krankheitsbedingte Kündigung eine dreistufige Prüfung:
- Negative Zukunftsprognose: Es müssen weitere erhebliche Ausfälle in der Zukunft zu erwarten sein.
- Erhebliche betriebliche Beeinträchtigung: Die Fehlzeiten müssen zu einer konkreten wirtschaftlichen oder organisatorischen Belastung geführt haben.
- Interessenabwägung: Die Interessen des Arbeitgebers müssen die des Arbeitnehmers überwiegen.
Eine Kündigung allein wegen einzelner oder weniger Krankheitszeiten ist in der Regel nicht wirksam. Zudem muss vor einer Kündigung wegen häufiger Kurzerkrankungen regelmäßig ein BEM angeboten worden sein.
Sonderfälle bei der Krankmeldung
Krankmeldung im Urlaub
Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet – vorausgesetzt, er legt unverzüglich ein Attest vor (§ 9 BUrlG). Die Urlaubstage bleiben erhalten und können nachgeholt werden.
Krankmeldung in der Probezeit
Auch in der Probezeit hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Lohnfortzahlung – jedoch erst nach vier Wochen Betriebszugehörigkeit. Die Kündigung während der Probezeit ist jedoch deutlich einfacher, und Arbeitgeber können häufige Krankmeldungen als Faktor berücksichtigen.
Krankmeldung und Homeoffice
Wer krank ist, ist krank – auch wenn er theoretisch im Homeoffice arbeiten könnte. Eine Pflicht, bei Erkrankung im Homeoffice zu arbeiten, gibt es nicht. Umgekehrt entfällt der Anspruch auf Lohnfortzahlung nicht, weil Homeoffice möglich wäre.
Rückwirkende Krankmeldung
Eine rückwirkende Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist möglich: Ärzte können die AU rückwirkend auf den Tag des Arztbesuchs ausstellen, in Ausnahmefällen auch auf den Vortag. Eine Rückdatierung über mehrere Tage hinaus ist in der Regel nicht zulässig.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich meinem Chef sagen, was ich habe?
Nein. Sie sind nur verpflichtet mitzuteilen, dass Sie arbeitsunfähig sind und wie lange voraussichtlich. Die Diagnose ist Ihre Privatsache.
Kann mein Arbeitgeber ein Attest ab dem ersten Tag verlangen?
Ja, das ist rechtlich zulässig – auch ohne Begründung und auch gezielt für einzelne Mitarbeiter.
Was passiert, wenn ich die Krankmeldung vergesse?
Der Arbeitgeber kann bei Verletzung der Anzeigepflicht die Lohnfortzahlung verweigern – bis der Nachweis nachgereicht wird. Im Wiederholungsfall droht eine Abmahnung.
Zählen Krankheitstage auf meinen Urlaub?
Nein. Wer während des Urlaubs erkrankt und ein Attest vorlegt, bekommt die Krankheitstage nicht als Urlaubstage gewertet.
Wie viele Wochen bekomme ich Gehalt bei Krankheit?
Der Arbeitgeber zahlt bis zu 6 Wochen den vollen Lohn fort. Danach springt die Krankenkasse mit Krankengeld ein (70 % des Bruttogehalts, max. 90 % des Netto).
Fazit: Klare Prozesse schützen beide Seiten
Die Krankmeldung ist für Arbeitnehmer eine gesetzliche Pflicht und für Arbeitgeber ein wichtiges Steuerungsinstrument. Klare interne Prozesse – wann, wie und an wen die Meldung erfolgt – vermeiden Missverständnisse und sichern den Lohnfortzahlungsanspruch. Mit der Einführung der elektronischen AU-Bescheinigung hat sich der Prozess weiter digitalisiert. Ein professionelles Fehlzeitenmanagement hilft Arbeitgebern, Muster zu erkennen, präventive Maßnahmen einzuleiten und gleichzeitig die Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern zu erfüllen.