Die Entgeltabrechnung (auch Lohn- oder Gehaltsabrechnung) ist das zentrale Dokument, das Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden monatlich aushändigen müssen. Sie dokumentiert transparent, wie sich das Bruttogehalt zum Nettogehalt entwickelt – mit allen Abzügen für Steuern und Sozialversicherungen. Für Arbeitgeber ist die korrekte Entgeltabrechnung nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch ein wichtiger Faktor für das Vertrauen der Belegschaft.
Was ist eine Entgeltabrechnung? Definition
Die Entgeltabrechnung ist eine schriftliche Aufstellung aller Gehaltsbestandteile und Abzüge, die ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für einen Abrechnungszeitraum (meist einen Monat) zur Verfügung stellen muss.
Gesetzliche Grundlage: Nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.
Die Entgeltabrechnung muss enthalten:
- Art und Höhe aller Bezüge (Grundgehalt, Zuschläge, Boni)
- Art und Höhe aller Abzüge (Steuern, Sozialversicherung)
- Den Auszahlungsbetrag (Nettogehalt)
Unterschied: Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung
Die Begriffe werden oft synonym verwendet, haben aber feine Unterschiede:
| Begriff | Typisch für | Vergütungsform |
|---|---|---|
| Lohnabrechnung | Arbeiter, gewerbliche Tätigkeiten | Stundenlohn, variable Vergütung |
| Gehaltsabrechnung | Angestellte, Bürotätigkeiten | Festes Monatsgehalt |
| Entgeltabrechnung | Alle Arbeitnehmer | Oberbegriff für beide Formen |
Hinweis: In der Praxis hat sich "Entgeltabrechnung" als neutraler Oberbegriff durchgesetzt, da die Unterscheidung zwischen Arbeitern und Angestellten heute kaum noch relevant ist.
Aufbau einer Entgeltabrechnung
Eine vollständige Entgeltabrechnung gliedert sich in mehrere Bereiche:
1. Kopfbereich – Stammdaten
| Information | Beschreibung |
|---|---|
| Arbeitgeberdaten | Name, Anschrift, Betriebsnummer |
| Arbeitnehmerdaten | Name, Anschrift, Geburtsdatum |
| Personalnummer | Eindeutige Zuordnung im Unternehmen |
| Sozialversicherungsnummer | 12-stellige Nummer der Rentenversicherung |
| Steuer-ID | 11-stellige Identifikationsnummer |
| Steuerklasse | I bis VI |
| Konfession | Für Kirchensteuer relevant |
| Krankenkasse | Name und Beitragssatz |
| Abrechnungszeitraum | Monat und Jahr |
2. Bruttobezüge
Alle Gehaltsbestandteile, die zum Bruttogehalt führen:
| Bezugsart | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Grundgehalt | Festes monatliches Entgelt | 4.000,00 € |
| Überstundenvergütung | Bezahlte Mehrarbeit | 250,00 € |
| Zuschläge | Nacht-, Sonntags-, Feiertagsarbeit | 150,00 € |
| Bonus/Prämie | Leistungs- oder Erfolgsprämie | 500,00 € |
| Sachbezüge | Firmenwagen, Essenszuschuss | 350,00 € |
| Vermögenswirksame Leistungen | Arbeitgeberzuschuss (VL) | 40,00 € |
| Bruttogehalt gesamt | 5.290,00 € |
3. Steuerliche Abzüge
| Steuerart | Berechnung | Beispiel (Stkl. I) |
|---|---|---|
| Lohnsteuer | Progressiv nach Einkommen und Steuerklasse | 892,00 € |
| Solidaritätszuschlag | 5,5% der Lohnsteuer (wenn fällig) | 0,00 € |
| Kirchensteuer | 8-9% der Lohnsteuer (je nach Bundesland) | 71,36 € |
| Steuern gesamt | 963,36 € |
4. Sozialversicherungsbeiträge (2025)
| Versicherung | Arbeitnehmeranteil | Beispiel |
|---|---|---|
| Krankenversicherung | 7,3% + Zusatzbeitrag (Ø 0,85%) | 431,12 € |
| Pflegeversicherung | 1,7% (Kinderlose ab 23: +0,6%) | 89,93 € |
| Rentenversicherung | 9,3% | 491,97 € |
| Arbeitslosenversicherung | 1,3% | 68,77 € |
| Sozialabgaben gesamt | ca. 20% | 1.081,79 € |
5. Nettoberechnung und Auszahlung
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bruttogehalt | 5.290,00 € |
| - Steuern | - 963,36 € |
| - Sozialversicherung | - 1.081,79 € |
| = Nettogehalt | 3.244,85 € |
| - Sonstige Abzüge (z.B. VL-Sparen) | - 40,00 € |
| + Steuerfreie Zuschüsse (z.B. Fahrtkosten) | + 50,00 € |
| = Auszahlungsbetrag | 3.254,85 € |
6. Fußbereich – Zusatzinformationen
- Urlaubsanspruch: Resturlaub, genommene Tage, Jahresanspruch
- Arbeitszeitkonto: Überstunden-Saldo
- Jahressummen: Kumulierte Brutto-, Netto- und Steuerwerte (laufendes Jahr)
- Beitragsbemessungsgrenzen: Bei Überschreitung relevant
Beitragsbemessungsgrenzen 2025
Die Beitragsbemessungsgrenzen definieren, bis zu welchem Einkommen Sozialversicherungsbeiträge berechnet werden:
| Versicherung | West (monatlich) | Ost (monatlich) | Jährlich (West) |
|---|---|---|---|
| Kranken- und Pflegeversicherung | 5.512,50 € | 5.512,50 € | 66.150 € |
| Renten- und Arbeitslosenversicherung | 8.050,00 € | 7.550,00 € | 96.600 € |
Bedeutung: Verdient ein Arbeitnehmer mehr als diese Grenzen, werden die Beiträge nur bis zur Grenze berechnet – der darüber liegende Verdienst ist beitragsfrei.
Steuerklassen im Überblick
| Steuerklasse | Personenkreis | Besonderheit |
|---|---|---|
| I | Ledige, Geschiedene, Verwitwete | Standardklasse |
| II | Alleinerziehende | Entlastungsbetrag für Alleinerziehende |
| III | Verheiratete (höherverdienend) | Günstigste Klasse, Partner in V |
| IV | Verheiratete (beide ähnliches Einkommen) | Beide gleich besteuert |
| V | Verheiratete (geringerverdienend) | Höchste Abzüge, Partner in III |
| VI | Zweit- und Nebenjobs | Höchste Steuerabzüge |
Pflichten des Arbeitgebers
Gesetzliche Anforderungen
- Abrechnungspflicht (§ 108 GewO): Bei jeder Gehaltszahlung muss eine Abrechnung in Textform erfolgen
- Meldepflicht: Monatliche Meldung der Sozialversicherungsbeiträge an die Krankenkassen
- Lohnsteueranmeldung: Monatliche (oder vierteljährliche) Meldung ans Finanzamt
- Jahresabschluss: Lohnsteuerbescheinigung bis Ende Februar des Folgejahres
- Aufbewahrungspflicht: 6 Jahre für Entgeltabrechnungen, 10 Jahre für Buchungsbelege
Fristen einhalten
| Pflicht | Frist | Empfänger |
|---|---|---|
| Lohnsteueranmeldung | 10. des Folgemonats | Finanzamt |
| Sozialversicherungsbeiträge | Drittletzter Bankarbeitstag des Monats | Krankenkasse |
| Beitragsnachweise | Zwei Arbeitstage vor Fälligkeit | Krankenkasse |
| Lohnsteuerbescheinigung | Ende Februar des Folgejahres | Arbeitnehmer + Finanzamt |
Besondere Abrechnungsfälle
Entgeltabrechnung bei Krankheit
Bei Arbeitsunfähigkeit greift die Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG):
- Erste 6 Wochen: Volle Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber
- Ab 7. Woche: Krankengeld durch die Krankenkasse (ca. 70% des Bruttogehalts)
In der Entgeltabrechnung wird dies entsprechend gekennzeichnet.
Entgeltabrechnung bei Elternzeit
Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis – es erfolgt keine Entgeltabrechnung durch den Arbeitgeber. Stattdessen zahlt der Staat Elterngeld.
Entgeltabrechnung bei Kurzarbeit
Bei Kurzarbeit wird unterschieden:
- Ist-Entgelt: Tatsächlich geleistete Arbeitsstunden
- Kurzarbeitergeld: 60% (bzw. 67% mit Kind) der Nettoentgeltdifferenz
Entgeltabrechnung in der Probezeit
Während der Probezeit erfolgt die Entgeltabrechnung ganz normal. Es gibt keine rechtliche Grundlage für reduzierte Gehälter in der Probezeit.
Entgeltabrechnung bei Minijob
Für Minijobber (bis 556 € monatlich in 2025) gelten Sonderregeln:
- Pauschale Abgaben durch Arbeitgeber (ca. 30%)
- Keine Lohnsteuer bei Pauschalversteuerung
- Option zur Rentenversicherungspflicht
Digitale Entgeltabrechnung
Immer mehr Unternehmen setzen auf die digitale Entgeltabrechnung:
Vorteile
| Vorteil | Für Arbeitgeber | Für Arbeitnehmer |
|---|---|---|
| Zeitersparnis | Automatisierte Prozesse | Sofortiger Zugriff |
| Kostenersparnis | Weniger Papier, Porto, Archivierung | Kein Papierkram |
| Fehlerreduktion | Automatische Berechnungen | Korrekte Abrechnungen |
| Verfügbarkeit | Zentrale Datenhaltung | 24/7 Zugriff über Portal |
| Nachhaltigkeit | Papierlos, CSR-konform | Umweltfreundlich |
Rechtliche Anforderungen an digitale Abrechnungen
- Textform: Die digitale Bereitstellung erfüllt die Textform nach § 108 GewO
- Zugang: Arbeitnehmer muss Zugang haben (Portal, E-Mail)
- Datenschutz: DSGVO-konforme Übermittlung und Speicherung
- Archivierung: 6-10 Jahre revisionssicher aufbewahren
Häufige Fehler in der Entgeltabrechnung
| Fehler | Folge | Vermeidung |
|---|---|---|
| Falsche Steuerklasse | Zu hohe/niedrige Lohnsteuer | ELStAM regelmäßig abrufen |
| Fehlende Zuschläge | Unterbezahlung, Nachforderungen | Zeiterfassung automatisieren |
| Falsche Beitragssätze | Nachzahlungen, Strafen | Software aktuell halten |
| Fristversäumnis | Säumniszuschläge, Zinsen | Automatische Erinnerungen |
| Fehlende Meldungen | Bußgelder | Checklisten verwenden |
Entgeltabrechnung outsourcen oder intern?
| Aspekt | Intern | Outsourcing (Steuerberater/Dienstleister) |
|---|---|---|
| Kosten | Personal + Software | Monatliche Gebühr pro Abrechnung |
| Kontrolle | Volle Kontrolle | Abhängigkeit vom Dienstleister |
| Know-how | Muss aufgebaut werden | Expertise beim Dienstleister |
| Haftung | Beim Unternehmen | Teilweise beim Dienstleister |
| Flexibilität | Schnelle Anpassungen | Abstimmung nötig |
| Empfohlen für | Ab ca. 50 Mitarbeiter | Kleine Unternehmen, Start-ups |
Checkliste: Monatliche Entgeltabrechnung
Vor der Abrechnung
- Arbeitszeitdaten und Zeiterfassung prüfen
- Variable Bezüge erfassen (Überstunden, Zuschläge, Boni)
- Personalstammdaten aktualisieren (Steuerklasse, Krankenkasse)
- ELStAM-Änderungen abrufen
- Einmalzahlungen erfassen
Während der Abrechnung
- Bruttobezüge berechnen
- Steuerabzüge ermitteln
- Sozialversicherungsbeiträge berechnen
- Nettogehalt ermitteln
- Auszahlungsbetrag festlegen
Nach der Abrechnung
- Entgeltabrechnungen an Mitarbeiter versenden
- Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt
- Beitragsnachweise an Krankenkassen
- Zahlungsläufe auslösen
- Buchungen für Finanzbuchhaltung erstellen
- Dokumentation und Archivierung
Häufige Fragen (FAQ)
Muss der Arbeitgeber eine Entgeltabrechnung erstellen?
Ja, nach § 108 GewO ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei jeder Gehaltszahlung eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die digitale Bereitstellung (z.B. über ein Portal) ist zulässig.
Wie lange muss die Entgeltabrechnung aufbewahrt werden?
Entgeltabrechnungen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Buchungsbelege und steuerrelevante Unterlagen sogar 10 Jahre.
Was tun bei Fehlern in der Entgeltabrechnung?
Fehler sollten umgehend korrigiert werden. Bei zu wenig gezahltem Gehalt: Nachzahlung. Bei zu viel gezahltem Gehalt: Arbeitgeber kann unter bestimmten Voraussetzungen Rückforderung verlangen (jedoch mit Einschränkungen).
Kann die Entgeltabrechnung digital erfolgen?
Ja, die digitale Entgeltabrechnung ist zulässig, wenn der Arbeitnehmer Zugang hat. Viele Unternehmen nutzen Mitarbeiterportale oder digitale Personalakten.
Was kostet die Entgeltabrechnung beim Steuerberater?
Die Kosten liegen typischerweise zwischen 15-30 € pro Abrechnung pro Monat, abhängig von Komplexität und Zusatzleistungen.
Was bedeutet "SV-pflichtig" auf der Abrechnung?
SV-pflichtig bedeutet, dass für diesen Betrag Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen. Manche Bezüge (z.B. steuerfreie Zuschläge) sind SV-frei.
Fazit
Die Entgeltabrechnung ist weit mehr als ein monatliches Dokument – sie ist ein wichtiges Instrument für Transparenz, Vertrauen und Compliance im Arbeitsverhältnis. Eine korrekte, pünktliche und verständliche Abrechnung zeigt Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden und schützt das Unternehmen vor rechtlichen Risiken. Mit moderner HR-Software lassen sich viele Prozesse automatisieren – von der Zeiterfassung bis zur digitalen Bereitstellung. Ob intern oder extern abgewickelt: Die sorgfältige Entgeltabrechnung ist ein Grundpfeiler professioneller Personalarbeit.